Verhoging van de kilometervergoeding in 2026: wat betekent dit voor werkgevers?

Volgens het wetsvoorstel wordt de belastingvrije kilometervergoeding in 2026 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Werkgevers mogen dit bedrag voortaan onbelast aan werknemers verstrekken. Het voorstel maakt onderdeel uit van een bredere aanpak om de gevolgen van aanhoudend hoge energieprijzen te beperken en moet nog worden goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer. 

Of je verplicht bent de reiskostenvergoeding te verhogen, hangt af van de afspraken die bestaan met de werknemers. Daarbij zijn vooral de toepasselijke cao en de individuele arbeidsovereenkomsten met werknemers bepalend. Die afspraken bepalen of, en in hoeverre, je moet of mag meegaan met de verhoogde maximale belastingvrije kilometervergoeding.

Verwijzing naar de maximale onbelaste vergoeding
Wordt in de cao of in de individuele arbeidsovereenkomst verwezen naar de wettelijke maximale onbelaste reiskostenvergoeding per kilometer? En wordt daarbij geen specifiek bedrag per kilometer genoemd? Dan moet de kilometervergoeding in 2026 met terugwerkende kracht naar 1 januari 2026 worden aangepast naar € 0,25 per kilometer.

Wordt er een bedrag per kilometer genoemd?
Dan hangt het af van de regeling (cao, personeelshandboek of arbeidsovereenkomst) waarin dit bedrag staat of aanpassing moet of mag plaatsvinden. 

• Is er sprake van een standaard-cao en is hier een bedrag van bijvoorbeeld € 0,23 per kilometer in opgenomen? Dan mag hier niet van worden afgeweken tenzij cao-partijen hier afspraken over maken. 
• Is er sprake van een minimum-cao? Dan mag de vergoeding hoger worden vastgesteld dan het genoemde bedrag en bijvoorbeeld worden aangepast naar € 0,25 per kilometer.

Is er geen cao van toepassing dan staat het de werkgever en werknemer vrij om desgewenst nieuwe afspraken te maken. 

Ook voor werkgevers die op dit moment al meer dan € 0,23 per kilometer vergoeden, heeft de verhoging van de maximale onbelaste reiskostenvergoeding gevolgen.

Werd het deel van de vergoeding boven € 0,23 per kilometer tot nu toe belast in de loonstrook van de werknemer, dan moet dit worden aangepast. Door de verhoging wordt het onbelaste deel groter en het belaste deel kleiner.

Is het extra deel van de vergoeding opgenomen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)? In dat geval moet het deel van de reiskostenvergoeding dat onder de vrije ruimte wordt gebracht worden aangepast. Voor de individuele werknemer verandert er niets in het nettobedrag.

Naast een hogere reiskostenvergoeding zijn er ook andere manieren om werknemers tegemoet te komen in de gestegen brandstofkosten. Eén daarvan is het beperken van reisbewegingen, bijvoorbeeld door thuiswerken toe te staan.

Er bestaat op dit moment geen wettelijk recht op thuiswerken. Wel biedt de Wet flexibel werken de mogelijkheid voor werknemers om een verzoek te doen tot wijziging van de arbeidsplaats. Bijvoorbeeld naar het thuisadres en ook voor een beperkt aantal dagen per week. 

Als werkgever ben je verplicht een dergelijk verzoek serieus te overwegen. Hier gelden voorwaarden en regels voor, denk bijvoorbeeld aan de verplichtingen op basis van de Arbowetgeving.

Wordt de kilometervergoeding niet of slechts beperkt verhoogd en is verdere verhoging wel mogelijk? Dan kan een cafetariasysteem worden ingezet om werknemers toch te laten profiteren van een verhoogde fiscale vrijstelling.

Een cafetariasysteem is een regeling waarbij een werknemer een deel van een bruto loonbestanddeel (brutoloon, vakantiegeld, EJU en/of vakantiedagen) kan uitruilen voor een onbelaste vergoeding. Hierdoor ontvangt de werknemer een hoger nettobedrag, terwijl de kosten voor de werkgever niet toenemen. Let hierbij wel op de arbeidsrechtelijke en fiscale spelregels die hiervoor gelden.