Informeer werknemers goed over saldo vakantiedagen

De vakantie is voor velen een tijd om te ontspannen en om even een stap terug te zetten. Daarbij is het voor werkgevers van groot belang om de opgebouwde en opgenomen vakantiedagen bij te houden. Als werkgever heb je namelijk een vergaande informatieplicht. Je moet de werknemers informeren over hun vakantiedagensaldo. Vakantiedagen kunnen vervallen na verloop van tijd, maar als je de werknemer hier niet goed en tijdig over informeert, kan dit een grote kostenpost worden. Wat kun je als werkgever doen om onnodige kosten te voorkomen?
Vakantiedagen

Opbouw wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar iedere werknemer op grond van de wet jaarlijks recht op heeft. Het gaat hierbij om vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. Als een werknemer fulltime werkt, heeft hij jaarlijks dus recht op vier volledige weken vakantie. Bovenop de wettelijke vakantiedagen kan een cao of arbeidsovereenkomst extra dagen toekennen. Dit worden de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd.

Vervallen en verjaren van vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen die de werknemer in een kalenderjaar heeft opgebouwd maar niet heeft opgenomen, vervallen niet direct na afloop van dat kalenderjaar. Deze wettelijke vakantiedagen hebben namelijk een vervaltermijn van zes maanden. Per 1 juli van het volgende kalenderjaar vervallen deze dagen als ze dan niet zijn opgenomen. Bij de cao of in de schriftelijke arbeidsovereenkomst kan een ruimere vervaltermijn zijn overeengekomen.

De vakantiedagen vervallen echter niet als de werknemer in deze periode niet in staat was om vakantiedagen op te nemen (bijvoorbeeld omdat hij arbeidsongeschikt was en niet kon re-integreren of omdat hij veel moest overwerken). Voor déze wettelijke vakantiedagen geldt de verjaringstermijn van vijf jaar.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Waar wettelijke vakantiedagen een half jaar geldig zijn, zijn bovenwettelijke vakantiedagen vijf jaar geldig. Na deze verjaringstermijn vervallen de opgebouwde vakantiedagen.

Informatieplicht werkgever

Aan het daadwerkelijk opnemen van vakantiedagen wordt een grote waarde gehecht. Daarom mag de werknemer de wettelijke vakantiedagen niet afkopen. Vakantie heeft een zogenoemde recuperatiefunctie: de werknemer kan even een stap terug zetten en ontspannen. Daarom heb je als werkgever een belangrijke informatieplicht. Dit houdt in dat je de werknemers schriftelijk, nadrukkelijk, tijdig en aantoonbaar moet wijzen op het individuele verlofsaldo.

Ook de termijn waarbinnen de vakantiedagen moeten worden opgenomen én wat de gevolgen zijn als dat niet binnen die termijn gebeurt, moet meegedeeld worden. Daarnaast moet je als werkgever concreet en in alle transparantie ervoor zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om de vakantie op te nemen.

Doe je dit als werkgever niet, of niet vaak genoeg, dan kan geconcludeerd worden dat de vakantiedagen toch niet komen te vervallen binnen de hiervoor genoemde termijnen. De werknemer behoudt dan zijn recht op de nog niet opgenomen wettelijke vakantiedagen na afloop van de vervaltermijn. Voor deze vakantiedagen geldt dan de verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw die ook geldt voor bovenwettelijke vakantiedagen.

Het is bovendien de verantwoordelijkheid van werkgevers om aan te tonen wat het correcte verlofsaldo van werknemers is. Een ondeugdelijke verlofadministratie komt ook voor risico van de werkgever. Als een werknemer stelt dat dat het door de werkgever genoemde verlofsaldo niet klopt, is de werkgever verplicht om gemotiveerd aan te geven hoe (de berekening van) het verlofsaldo tot stand is gekomen.

Meer informatie over vakantiedagen

Kortom, op de werkgever rust een vergaande informatieplicht zodat de werknemer gebruik kan maken van zijn recht op jaarlijkse vakantie. De werkgever moet ervoor zorgen dat de werknemer daadwerkelijk in staat is zijn vakantie op te nemen en hem tijdig informeren dat hij niet-opgenomen vakantiedagen dreigt te verliezen.

Heb je nog vragen over het registreren van of informeren over vakantiedagen? Neem dan rechtstreeks contact op met Personeels- en salarisadvies van Moore MKW. Wij helpen je graag!

Neem contact op

Contact

Mr. Thessa van Zoeren
Thessa van Zoeren

Adviseur arbeidsrecht

+31 (0)53 303 43 36

Deel dit artikel