Informeer werknemers goed over saldo vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar iedere werknemer op grond van de wet jaarlijks recht op heeft. Het gaat hierbij om vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. Als een werknemer fulltime werkt, heeft hij jaarlijks dus recht op vier volledige weken vakantie. Bovenop de wettelijke vakantiedagen kan een cao of arbeidsovereenkomst extra dagen toekennen. Dit worden de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. 

Wettelijke vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen die de werknemer in een kalenderjaar heeft opgebouwd maar niet heeft opgenomen, vervallen niet direct na afloop van dat kalenderjaar. Deze wettelijke vakantiedagen hebben namelijk een vervaltermijn van zes maanden. Per 1 juli van het volgende kalenderjaar vervallen deze dagen als ze dan niet zijn opgenomen. Bij de cao of in de schriftelijke arbeidsovereenkomst kan een ruimere vervaltermijn zijn overeengekomen.

De vakantiedagen vervallen echter niet als de werknemer in deze periode niet in staat was om vakantiedagen op te nemen (bijvoorbeeld omdat hij arbeidsongeschikt was en niet kon re-integreren of omdat hij veel moest overwerken). Voor déze wettelijke vakantiedagen geldt de verjaringstermijn van vijf jaar.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Waar wettelijke vakantiedagen een half jaar geldig zijn, zijn bovenwettelijke vakantiedagen vijf jaar geldig. Na deze verjaringstermijn vervallen de opgebouwde vakantiedagen.

Aan het daadwerkelijk opnemen van vakantiedagen wordt een grote waarde gehecht. Daarom mag de werknemer de wettelijke vakantiedagen niet afkopen. Vakantie heeft een zogenoemde recuperatiefunctie: de werknemer kan even een stap terug zetten en ontspannen. Daarom heb je als werkgever een belangrijke informatieplicht. Dit houdt in dat je de werknemers schriftelijk, nadrukkelijk, tijdig en aantoonbaar moet wijzen op het individuele verlofsaldo.

Ook de termijn waarbinnen de vakantiedagen moeten worden opgenomen én wat de gevolgen zijn als dat niet binnen die termijn gebeurt, moet meegedeeld worden. Daarnaast moet je als werkgever concreet en in alle transparantie ervoor zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om de vakantie op te nemen.

Doe je dit als werkgever niet, of niet vaak genoeg, dan kan geconcludeerd worden dat de vakantiedagen toch niet komen te vervallen binnen de hiervoor genoemde termijnen. De werknemer behoudt dan zijn recht op de nog niet opgenomen wettelijke vakantiedagen na afloop van de vervaltermijn. Voor deze vakantiedagen geldt dan de verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw die ook geldt voor bovenwettelijke vakantiedagen.

Het is bovendien de verantwoordelijkheid van werkgevers om aan te tonen wat het correcte verlofsaldo van werknemers is. Een ondeugdelijke verlofadministratie komt ook voor risico van de werkgever. Als een werknemer stelt dat dat het door de werkgever genoemde verlofsaldo niet klopt, is de werkgever verplicht om gemotiveerd aan te geven hoe (de berekening van) het verlofsaldo tot stand is gekomen.