Digitaal personeelsdossier: meer overzicht en grip op veilige HR-processen

Een digitaal personeelsdossier – ook wel elektronisch personeelsdossier genoemd – is een centrale omgeving waarin alle relevante personeelsinformatie veilig en overzichtelijk wordt beheerd. Denk bijvoorbeeld aan arbeidsovereenkomsten, loonbelastingverklaringen, identiteitsbewijzen, contractverlengingen en verlof- of verzuimdocumentatie.

Volgens Arno werken ondernemingen in de praktijk nog regelmatig met papieren mappen, losse bestanden of documenten die via de mail worden aangeleverd. “Als je personeel in dienst hebt, moet je veel stukken verzamelen. In de praktijk zien we nog vaak dat die stukken in kasten liggen of in de mail staan.”

Juist daarom kiezen steeds meer ondernemingen voor een digitaal personeelsdossier. Daarmee worden documenten niet alleen centraal opgeslagen, maar kunnen ook processen rondom onboarding, declaraties, verlof en contractbeheer slimmer worden ingericht.

Werkgevers willen personeelsdossiers digitaliseren om HR-processen slimmer in te richten en minder afhankelijk te zijn van losse documenten en handmatige handelingen. Zeker bij onboarding kost het vaak veel tijd om documenten via e-mail op te vragen, op te slaan en vervolgens handmatig te verwerken. 

Daarnaast speelt veilig omgaan met gevoelige persoonsgegevens een steeds grotere rol. “Je wilt liever niet dat werknemers allerlei stukken moeten inscannen, fotograferen en via de mail versturen. Dan heb je sneller kans op fouten of dat gevoelige informatie bij de verkeerde ontvanger terechtkomt”, zegt Arno.

Ondernemingen kiezen daarom steeds vaker voor processen waarbij werknemers zelf gegevens invoeren en documenten uploaden in een veilige digitale omgeving. “Het gaat om invoeren bij de bron. De werknemer vult zelf zijn gegevens in en kan zelf stukken toevoegen. 

Dan komt informatie direct digitaal op de juiste plek terecht.” Dat zorgt niet alleen voor meer overzicht, maar helpt ondernemingen ook om HR-processen efficiënter en minder foutgevoelig in te richten.

Een digitaal personeelsdossier zorgt vooral voor meer overzicht en structuur binnen HR-processen. Werkgevers kunnen documenten sneller terugvinden, openstaande acties beter volgen en processen efficiënter inrichten. Denk bijvoorbeeld aan digitale declaraties, online verlofaanvragen, automatische reminders bij aflopende contracten en inzicht in openstaande acties.

Ook onboardingprocessen verlopen daardoor overzichtelijker en efficiënter. “Je krijgt zicht en grip op je dossiers. Het ligt niet meer ergens in een kast te verstoffen, maar is onderdeel van een proces waarin ook de werknemer inzicht heeft”, legt Arno uit.

Een digitaal personeelsdossier helpt ook om processen overzichtelijker en minder foutgevoelig te maken. Werkgevers zien sneller welke documenten nog ontbreken, welke contracten nog ondertekend moeten worden en welke acties nog openstaan binnen onboarding- of HR-processen.

Bij het kiezen en inrichten van een digitaal personeelsdossier spelen veiligheid, privacy en toegankelijkheid een belangrijke rol. Werkgevers slaan gevoelige persoonsgegevens op en moeten daarom zorgvuldig omgaan met wie toegang heeft tot welke informatie. AVG is hierbij altijd een belangrijk onderwerp: “Je moet goed zorgen dat je systemen voldoen aan wet- en regelgeving en dat persoonsgegevens veilig worden opgeslagen.” 

Daarbij wordt vaak gedacht aan software en techniek, terwijl juist de inrichting van processen minstens zo belangrijk is. “Een digitaal personeelsdossier draait niet alleen om software”, vertelt Arno. “Een systeem werkt pas goed als het proces erachter klopt.”

Veel ondernemingen beschikken al over systemen zoals Loket of Nmbrs voor hun salarisadministratie, maar benutten nog niet alle HR-functionaliteiten binnen deze systemen. “Veel klanten hebben zo’n systeem eigenlijk al. Ze gebruiken het nu bijvoorbeeld alleen voor de salarisadministratie, maar je kunt het uitbreiden met HR-functionaliteiten zoals declaraties, verlofaanvragen en digitale personeelsdossiers.”

Digitalisering hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel is het belangrijk om duidelijke keuzes te maken en niet meerdere werkwijzen naast elkaar te blijven gebruiken. “Prik een moment. Zeg bijvoorbeeld: vanaf 1 juni gaan we digitaal werken. 

Vanaf dat moment volgen we deze route en houden we niet twee manieren naast elkaar aan. Juist dat gaat in de praktijk nog regelmatig mis. Ondernemingen werken deels digitaal en deels op papier, waardoor informatie alsnog op verschillende plekken terechtkomt.”

Een goed digitaal personeelsdossier begint daarom niet bij software, maar bij een duidelijk proces. Hoe verloopt onboarding? Wie stelt contracten op? Welke stappen horen daarbij? “Werk eerst het proces uit. Hoe gaat iemand van sollicitant naar werknemer? Als je dat op papier helder hebt, kun je er daarna een digitaal proces van maken.”

Een digitaal personeelsdossier helpt niet alleen bij documentbeheer, maar ook bij onboarding en dagelijkse HR-processen. Denk bijvoorbeeld aan automatische signaleringen wanneer een contract bijna afloopt of taken die klaarstaan voor HR, IT of leidinggevenden. “Als een contract afloopt, kun je instellen wie daar een bericht van krijgt en wanneer. Bijvoorbeeld twee maanden van tevoren, eventueel met een extra reminder.”

Ook praktische zaken rondom een nieuwe werknemer kunnen onderdeel worden van het proces. “Op het moment dat iemand op korte termijn gaat beginnen, moet er misschien een telefoon, laptop of werkplek geregeld worden. Die stappen kun je allemaal in het proces meenemen.” Juist doordat taken, documenten en signaleringen op één plek samenkomen, ontstaat meer overzicht binnen HR-processen en blijven acties minder snel liggen.

Moore MKW helpt werkgevers bij het slimmer inrichten van HR-processen en digitale personeelsdossiers. Bijvoorbeeld door HR-processen te structureren, workflows in te richten, onboardingprocessen te digitaliseren en reminders of signaleringen op te zetten.

Daarbij blijkt in de praktijk vaak dat de basis al aanwezig is. Veel werkgevers werken namelijk al met systemen zoals Loket of Nmbrs, maar benutten nog niet alle mogelijkheden binnen deze systemen. Arno: “Veel klanten hebben al een systeem. Ze gebruiken het alleen nog niet volledig. Dan is de vraag eigenlijk: waarom zou je het niet doen?”

Een digitaal personeelsdossier hoeft bovendien geen ingewikkeld traject te zijn. Juist door klein te beginnen en duidelijke keuzes te maken, ontstaat meer overzicht en grip binnen HR-processen. “Ga het gewoon doen. Je moet toch een keer. Liever nu dan volgend jaar”, besluit Arno.