Thuiswerken is voor veel werknemers de norm geworden. Ook voor medewerkers die over de grens wonen, lijkt dat praktisch en efficiënt. Maar de gevolgen van structureel thuiswerken worden vaak onderschat door werkgevers. Wat betekent het voor de belastingheffing? En hoe zit het met de sociale zekerheid van je werknemer?
In dit artikel lees je waar je op moet letten en welke regelingen relevant zijn als medewerkers over de grens thuiswerken.
Wanneer er over de grens wordt gewerkt bepalen belastingverdragen in welk land het loon wordt belast. De hoofdregel is: het loon wordt belast in het land waar de werkzaamheden fysiek worden uitgevoerd. Werkt een medewerker deels vanuit huis in bijvoorbeeld Duitsland? Dan is dat deel van het salaris in principe belast in het woonland.
Thuiswerken over de grens kan dus gevolgen hebben voor je loonadministratie en verplichtingen. Denk aan:
Belastingverdragen zijn te vinden op de website van de Rijksoverheid.
Werk je in Duitsland voor meerdere Nederlandse werkgevers? Dan geldt de 34-dagengrens voor jou als werknemer en niet per werkgever. Alle werkdagen die je in Duitsland werkt voor Nederlandse werkgevers tel je daarom bij elkaar op. Het maakt daarbij niet uit of je voor meerdere werkgevers tegelijk werkt of na elkaar.
In het belastingverdrag met Duitsland is een praktische uitzondering opgenomen: de 34-dagenregeling. Dit betekent dat een medewerker tot 34 dagen per jaar in het woonland (thuis) mag werken, zonder dat het heffingsrecht verschuift. Het volledige loon blijft dan in Nederland belast.
Werk je naast een Nederlandse werkgever ook voor een Duitse werkgever? Dan tellen de dagen waarop je alleen voor de Duitse werkgever werkt niet mee voor de 34-dagengrens. Alleen de dagen die samenhangen met je Nederlandse dienstbetrekking zijn van belang.
Naast belasting is ook de sociale zekerheid een belangrijk aandachtspunt. De hoofdregel binnen de EU geldt: een werknemer is sociaal verzekerd in het land waar wordt gewerkt.
Werkt een medewerker een substantieel deel van de tijd in het woonland (25% of meer), dan verschuift de sociale verzekering in principe naar dat woonland. Dat kan grote gevolgen hebben, zoals:
De 34-dagengrens geldt niet alleen voor thuiswerkdagen. Ook dagen waarop je op een andere plek in Duitsland werkt, zoals tijdens een congres, vergadering, klantbezoek of korte uitzending, tellen mee. Voor de berekening moet je dus kijken naar alle werkdagen die je in Duitsland doorbrengt.
Er is een versoepeling: de Europese kaderovereenkomst. Deze maakt het mogelijk dat grenswerkers tot 50% van hun werktijd thuiswerken, zonder dat de sociale zekerheid verschuift. De werknemer blijft sociaal verzekerd in het land van de werkgever.
Deze regeling geldt alleen als:
Werk je zowel voor een private werkgever als voor een overheidswerkgever? Dan moet de 34-dagengrens voor beide soorten werkzaamheden apart worden beoordeeld. Het aantal dagen voor de ene dienstbetrekking heeft dus niet automatisch gevolgen voor de andere.
Maak je een dienstreis naar een ander land dan Nederland of Duitsland en werk je die dag zowel voor een private werkgever als voor een overheidswerkgever? Dan kan die dag voor beide dienstbetrekkingen meetellen bij de beoordeling van de 34-dagengrens. Werk je die dag niet in je woonland, dan is die dag daarvoor niet relevant.
Thuiswerken over de grens lijkt eenvoudig, maar de regels rondom belasting en sociale zekerheid maken het al snel complex. Zelfs kleine wijzigingen in thuiswerkdagen kunnen al grote gevolgen hebben.
Voorkom verrassingen door vooraf stil te staan bij de impact:
Thuiswerken biedt flexibiliteit, maar vraagt om zorgvuldige afwegingen zodra medewerkers over de grens wonen. Wil je zeker weten dat jouw organisatie voldoet aan alle fiscale en sociale regels? En voorkom je liever achteraf correcties of extra kosten?
Onze specialisten in loonheffingen en internationaal werken helpen je graag. We kijken graag met je mee en zorgen dat jouw loonadministratie grenzeloos goed is ingericht.
Contact
