Grensarbeiders - Werknemer in het buitenland

Nederland heeft met Duitsland en België belastingverdragen gesloten ter voorkoming van dubbele belastingheffing. Deze verdragen bevatten ook toewijzingsregels. De hoofdregel in deze verdragen luidt dat er belasting is verschuldigd in het woonland, tenzij de dienstbetrekking wordt uitgeoefend in het werkland. Bepalend is waar fysiek de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Er zijn enkele uitzonderingsbepalingen. Het heffingsrecht komt alsnog toe aan het woonland wanneer is voldaan aan drie cumulatieve voorwaarden:

• De werknemer verbleef minder dan 183 dagen in het werkland in het belastingjaar / gekeken per 12 maanden. Die periode kan per belastingverdrag afwijkend zijn.
• De werkgever is niet gevestigd in het werkland waar de werknemer zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd.
• De werknemer werkt niet in een vaste inrichting van de werkgever in het werkland.

Heb jij een medewerker in dienst die bijvoorbeeld in Duitsland woont en ook in Duitsland (zijn woonland) werkzaam is? Dan wel in andere EU-landen? Dan kan het zo zijn dat voor jouw medewerker voor de dagen dat hij buiten Nederland heeft gewerkt de belastingplicht naar zijn woonland verschuift. Jouw werknemer dient dan in zijn woonland over deze gewerkte dagen belasting te betalen.

Afhankelijk van de afspraken dien je als werkgever mogelijk ook in het woonland van jouw werknemer loonbelasting af te dragen. Veelal is het niet verplicht een loonadministratie in het buitenland te voeren, echter, is dit vaak wel aan te raden om jouw medewerker in bescherming te nemen tegen een (te) hoge belastingaanslag.

Voor het bepalen waar de medewerker sociaal verzekerd is, gelden andere regels. Voor grensarbeiders geldt de Europese Verordening. Hierbij is geregeld dat een persoon, wat betreft de sociale zekerheid, maar in één land sociaal verzekerd is.

De hoofdregel is dat iemand verzekerd is in het land waar wordt gewerkt (het werkland). Indien jouw buitenlandse medewerker dus volledig in Nederland werkzaam is, zal jouw medewerker ook in Nederland sociaal verzekerd zijn (je kunt voor jouw medewerker in Nederland sociale premies afdragen).

Mocht jouw medewerker ook in het buitenland (bijvoorbeeld Duitsland) werkzaamheden verrichten (zijn woonland), dan moet er gekeken worden vanuit het perspectief van het woonland. Indien de werknemer in zijn woonland een substantieel deel van zijn werkzaamheden verricht (25% of meer), is de medewerker ook sociaal verzekerd in zijn woonland.

In Nederland dienen dan geen sociale premies te worden afgedragen, maar in het woonland van jouw medewerker. Als werkgever ben je ook verplicht deze premies af te dragen. Je zal je dan moeten registeren in het woonland van de werknemer voor de afdracht van de premies.

Tijdens de coronaperiode golden allerlei versoepelingen inzake het vaststellen van de sociale zekerheid. Deze versoepelde regels zijn per 1 juli 2023 volledig komen te vervallen. Bij een hernieuwd besluit geldt dat, wanneer een medewerker zijn werkzaamheden verricht vanuit zijn thuiswerkplek (telewerken), er maximaal 49% van de werkzaamheden thuis mag worden verricht.

In dat geval kan de werknemer sociaal verzekerd blijven in het werkland. Werkt jouw medewerker bijvoorbeeld ook deels vanuit huis, middels telewerken, en doet hij dit maximaal voor 49% van zijn tijd? Dan kan jouw medewerker sociaal verzekerd blijven in het werkland (Nederland), voor de dagen dat hij thuis werkzaam is.

Mocht jouw medewerker deze grens overschrijden, zal hij alsnog sociaal verzekerd zijn in zijn woonland. Bovenstaande betreft een keuze voor jouw medewerker, waar jouw medewerker een beroep op dient te doen. Per 5 juli 2023 is het mogelijk om hiervoor een verzoek in te dienen bij de SVB.