Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden? Dit moet je weten

Salarisadministratie is meer dan alleen het uitbetalen van loon. Je verwerkt onder andere:

• Bruto-netto berekeningen
• Loonheffingen en pensioenen
• Vergoedingen, bonussen en reserveringen
• Mutaties bij ziekte, verlof of uitdiensttreding
• De juiste loonstroken en jaaropgaven
• Een journaalpost die in balans is
• Een correcte aansluiting van nettolonen, loonaangifte en loonjournaalpost 

En dat allemaal binnen de juiste cao, wetgeving en veranderende fiscale regels. “De basis van je salarisadministratie moet vanzelfsprekend kloppen, maar er komt steeds meer bij kijken”, zegt Judith. “De regels veranderen elk jaar, of het nu gaat om minimumloon, reiskostenvergoeding of werkkostenregeling. 

Daar moet je met actuele vakkennis snel op kunnen anticiperen. Dankzij de combinatie van specialistische kennis en slimme software zoals AFAS blijft je administratie correct, efficiënt en toekomstbestendig.”

Voor sommige ondernemers voelt het logisch om de salarisadministratie in eigen hand te houden. De voordelen zijn bijvoorbeeld:

• Grip op het proces: je volgt elke wijziging in de loonverwerking en kunt direct bijsturen bij fouten of vragen.
• Direct contact met werknemers: je beantwoordt zelf vragen van werknemers over loonstroken, vakantiedagen of inhoudingen zonder tussenkomst van een externe adviseur of salarisverwerker.
• Geen externe kosten: je bespaart op de kosten van uitbesteding aan een salarisbureau of administratiekantoor.

Maar: dit vraagt wel om tijd, actuele vakkennis, parate AFAS-kennis en een strakke organisatie. “Veel bedrijven hebben die tijd en kennis niet. En als de vaste salarisadministrateur ziek is of uitvalt, ligt de hele verwerking stil”, legt Judith uit.

Kies je voor het uitbesteden van de salarisadministratie, dan kies je voor rust en zekerheid. Zeker als je onderneming groeit of je team complexer wordt, biedt uitbesteding meerdere voordelen:

• Continuïteit: bij vakantie of ziekte van je vaste contactpersoon neemt een collega het probleemloos over. De verwerking loopt altijd door.
• Actuele kennis: je profiteert van specialisten die dagelijks op de hoogte blijven van wet- en regelgeving, cao-wijzigingen en fiscale ontwikkelingen.
• Parate AFAS-kennis: je software blijft up-to-date doordat de salarisadviseurs op de hoogte zijn van de laatste software updates binnen AFAS en je graag bijpraten over nieuwe functionaliteiten.
• Maximale efficiëntie: je voorkomt fouten en herstelwerk doordat ervaren professionals je personeels- en salarisadministratie in bijvoorbeeld AFAS-software zorgvuldig en gestructureerd verwerken.
• Meer tijd voor je eigen business: je hoeft je niet bezig te houden met details, controles of deadlines. Die regelt je adviseur.

Tegelijk vraagt uitbesteden om duidelijke afspraken en vertrouwen tussen jou en je salarisadviseur. Je levert op tijd de juiste gegevens aan en rekent erop dat alles zorgvuldig én volgens planning wordt verwerkt. Daar staat tegenover dat je veel winst terugziet in tijd, zekerheid en benutting van kansen.

“Wij signaleren risico’s voordat ze problemen worden”, vertelt Judith. “Soms weten ondernemers niet wat ze missen, zoals een onvolledig contract of een subsidieregeling die ze hadden kunnen benutten. We denken actief mee, zodat alles klopt en je niets laat liggen.”

De kosten verschillen per onderneming en situatie, maar zijn meestal overzichtelijk opgebouwd en kennen een vast bedrag per dagdeel. Het aantal dagdelen is afhankelijk van de af te nemen dienstverlening en wordt vooraf met elkaar afgestemd. Er kan incidenteel sprake zijn van extra kosten bij complexe mutaties. Dat wordt altijd vooraf met elkaar afgestemd.

“Veel ondernemers denken dat het uitbesteden van de salarisadministratie duur is”, zegt Judith. “Maar als je alles meerekent – van tijd en fouten tot de inrichting van je salarissysteem en gemiste kansen – dan valt het vaak ontzettend mee. 

Zeker als je ziet wat het je oplevert: rust, zekerheid én slimme software zoals AFAS, optimaal ingericht op jouw organisatie. Wil je eerst eens sparren? Dan kom ik gewoon langs, dat kost je alleen een kop koffie.”

Overweeg je om je salarisadministratie uit te besteden? Onze salarisadviseurs combineren actuele kennis van wet- en regelgeving met een betrokken, proactieve aanpak. We zorgen dat je salarisverwerking klopt, slim is ingericht en meebeweegt met je organisatie.

“We doen meer dan alleen het verwerken van mutaties of loonstroken”, besluit Judith. “We denken actief met je mee, signaleren knelpunten en adviseren over hoe je processen efficiënter en toekomstbestendig kunt inrichten.”