De vrije ruimte in de WKR-regeling
Wil je jouw werknemers een fiets van de zaak, kerstpakket of een personeelsuitje aanbieden? Dan kan dat fiscaal vriendelijk binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Iedere werkgever mag tot een bepaald bedrag onbelast vergoedingen geven. Het bedrag dat je als werkgever onbelast mag vergoeden wordt bepaald door de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Hoe hoog die vrije ruimte is voor jouw onderneming hangt af van de totale fiscale loonsom. Deze wordt berekend door de loonsom van alle medewerkers bij elkaar op te tellen.
Over de eerste € 400.000 fiscale loonsom geldt in 2023 een vrije ruimte van 3%. Over de resterende fiscale loonsom (boven de € 400.000) geldt een additionele vrije ruimte van 1,18%. Deze percentages kunnen jaarlijks wijzigen. In 2022 was de vrije ruimte 1,7%. In 2024 is zal de vrije ruimte over de eerste € 400.000 nog maar 1,92% bedragen.
Wat mag je vergoeden binnen de vrije ruimte?
Alles wat je als werkgever aan jouw medewerkers verstrekt wordt in principe gezien als loon. Tegelijkertijd is besloten dat niet alles belast hoeft te worden. Er gelden vrijstellingen voor bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen. En daar wordt de werkkostenregeling vaak ingewikkeld. Als je als werkgever iets vergoedt, vallen vergoedingen in één van de volgende categorieën:
Gerichte vrijstellingen
Onder voorwaarden komen bepaalde vergoedingen niet ten laste van jouw vrije ruimte. Bijvoorbeeld abonnementen voor het openbaar vervoer, reiskosten tot € 0,23 per kilometer, verhuiskosten vanwege werk, maaltijden bij overwerk en het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).Intermediaire kosten
Maakt de werknemer met een auto van de zaak parkeerkosten om bij een klant werkzaamheden te verrichten, betaalt de werknemer een zakelijke lunch of schiet hij of zij een relatiegeschenk voor? Dan zijn dit intermediaire kosten: kosten die de werknemer voor de werkgever maakt en bij de werkgever kan declareren. Deze declaraties worden niet belast als loon en komen ook niet ten laste van jouw vrije ruimte.Nihilwaardering
Voor alle voorzieningen op de werkplek die je zou kunnen zien als ‘loon in natura’ (loon dat niet in geld wordt uitbetaalt) geldt de zogenaamde nihilwaardering. Denk aan de inrichting van de werkplek, zoals een bureaustoel en koffie uit de automaat. Maar ook laptops, tablets, smartphones, arbovoorzieningen, bedrijfskleding en bedrijfsfitness op de werkplek. Let op: een sportschoolabonnement bij een sportschool behoort wél tot het loon, maar komt ten laste van de vrije ruimte.Vergoedingen binnen de vrije ruimte van de WKR
Is de vergoeding niet aan te wijzen als een gerichte vrijstelling of als intermediaire kosten? En komt de vergoeding ook niet in aanmerking voor een nihilwaardering? Dan kun je als werkgever de vergoeding ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling brengen. Bedrijfsfeesten, personeelsuitjes, maar ook de fiets van de zaak, sinterklaasvieringen of een kerstpakket kunnen ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Ook kun je aan werknemers een extraatje geven zonder dat de belastingheffing daarvoor bij de werknemer terecht komt.Vergoedingen buiten de vrije ruimte van de WKR
Overschrijd je als werkgever de vrije ruimte, dan betaal je een eindheffing van 80% over de door jou verstrekte vergoedingen of voorzieningen. Deze eindheffing geldt voor het bedrag van de door jou verstrekte vergoedingen dat boven de vrije ruimte uitkomt.
Voor wie is de WKR?
De werkkostenregeling is van toepassing op alle werkgevers in Nederland, ongeacht de omvang van het medewerkersbestand. Veel werkgevers zijn zich onvoldoende bewust van de voordelen van de werkkostenregeling ten opzichte van het reguliere bruto-netto traject. Daardoor worden veel vergoedingen onnodig als loon belast, terwijl werkgevers diezelfde vergoedingen binnen de WKR onbelast hadden kunnen vergoeden. Ook bestaat het risico op correcties en naheffing. Bij een loonbelastingcontrole kijkt de Belastingdienst of vergoedingen aan personeel terecht belast of onbelast zijn verstrekt.
Daarom is het belangrijk dat je als werkgever documenteert welke belaste en onbelaste vergoedingen je verstrekt. Als je dit niet goed regelt, bestaat zelfs het risico dat de Belastingdienst achteraf voor het ontvangen van bijvoorbeeld een kerstpakket belasting gaat heffen.
Doe de scan en bespaar kosten met werkkostenregeling
Als je optimaal gebruik maakt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling heb je niet alleen jouw boekhouding op orde. Je weet dan ook precies waar je de vrije ruimte voor inzet en of je aan het einde van het jaar nog geld in de vrije ruimte overhebt voor het verstrekken van bijvoorbeeld een kerstpakket. De loonheffingsspecialisten van Moore MKW kunnen met een scan aan het begin van het jaar vaak vrij nauwkeurig vaststellen welke vergoedingen gebruikelijk zijn binnen jouw onderneming en hoe je zo optimaal mogelijk kunt profiteren van de werkkostenregeling.
Ze kijken naar mogelijkheden om te besparen door vergoedingen in de juiste categorie onder te brengen en gebruik te maken van vrijstellingen. Maar ze kunnen jou bijvoorbeeld ook adviseren over het aantrekkelijker maken van het arbeidsvoorwaardenpakket met behulp van de vrije ruimte. Met het advies van onze specialisten speel je vaak extra ruimte vrij om onbelast vergoedingen te verstrekken en zorg je dat je jouw administratie op orde hebt bij eventuele belastingcontroles.
Masterclass WKR op maat
Het maximale uit de werkkostenregeling halen én tegelijkertijd jouw medewerkers trainen om de regeling beter toe te passen in de praktijk? Dat kan met onze ‘Masterclass WKR op maat’. Deze in house-training begint met een inventariserend gesprek om jouw huidige werkwijze ten aanzien van de WKR in kaart te brengen. Op basis van die informatie creëren we vervolgens een training op maat die aansluit op de behoeften en doelstellingen van jouw onderneming. Door deze training leg je de basis voor een beheersing van de WKR binnen jouw organisatie en houd je grip op de nog beschikbare vergoedingsruimte.
Dat helpt om efficiënter te werken en mogelijke besparingen te realiseren. Met deze maatwerk training leren jouw medewerkers hoe ze uitgaven in het kader van de werkkostenregeling moeten aangeven. Benieuwd hoe we deze Masterclass WKR op maat voor jouw organisatie kunnen inrichten en wat de kosten zijn? Onze specialisten vertellen je er graag meer over.
Neem contact op
Contact
