Hybride werkbeleid: 5 redenen om er serieus werk van te maken

Eind 2021 gaf bijna 80% van de toenmalige thuiswerkers in een onderzoek van TNO aan dat ze ook na de pandemie veel vanuit huis willen werken. Ze gaven ook aan dat daar nog lang niet altijd afspraken over zijn gemaakt in het bedrijf of de organisatie waar ze werken. Nog steeds ontbreekt het in veel organisaties aan afspraken over wat er nu wel of niet de bedoeling is nu de thuiswerkplicht is vervallen. En ‘business as usual’ blijkt op heel veel werkvloeren niet zo ‘usual’ als voorheen.

Medewerkers vragen zich bijvoorbeeld af of en hoeveel ze nog thuis mogen werken. En managers worstelen met de vraag hoe ze medewerkers weer terug krijgen naar kantoor. Door hybride werkbeleid te ontwikkelen maak jij afspraken over hybride werken in jouw organisatie: wat betekent hybride werken in de praktijk? Wat spreken jullie met elkaar af? Zo ontstaat helderheid over wat jullie van elkaar verwachten en kunnen mensen elkaar daar ook op aanspreken.

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek voor jouw medewerkers. Dat geldt ook voor de thuiswerkplek van werknemers. Deze zogenaamde zorgplicht staat beschreven in de wet.

In het geval van hybride werken betekent het dat jij als werkgever een zorgplicht hebt voor de thuiswerkplek en de werkplek op kantoor. Wat betekent dat in de praktijk? Moet jij als werkgever twee volledig ergonomisch verantwoorde werkplekken inrichten? En ben je volledig verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van werknemers of hebben ze ook een eigen verantwoordelijkheid?

Hybride werkbeleid gaat niet alleen over helderheid en verwachtingen naar elkaar toe over de manier waarop jullie met elkaar samenwerken. De zorgplicht schetst ook juridische kaders die bij hybride werken extra aandacht vragen. Bij het opstellen van hybride werkbeleid is er ook aandacht voor arbobeleid.

Veel werknemers hebben ervaren wat de voordelen zijn van hybride werken en ze willen niet meer terug naar hoe het was. In een onderzoek van Newcom geeft vier op de tien werknemers aan niet meer dagelijks naar het werk te willen reizen. Volgens het onderzoek willen 1,5 miljoen medewerkers 1 tot 2 dagen per week thuiswerken. Maar er is ook een groep van een half miljoen die helemaal niet meer van plan is om naar het werk te gaan.

Veel werkgevers hebben of krijgen dus te maken met een verandering van behoeftes van hun medewerkers als het gaat om de manier waarop ze hun werk het liefst willen doen. Door hybride werkbeleid te ontwikkelen kunnen er spelregels komen waarbij jij als werkgever inspeelt op de behoefte van medewerkers, maar waarin je ook kaders kunt stellen aan hybride werken.

Thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding? Wel of geen tegemoetkoming bij het inrichten van de thuiswerkplek? Ook financieel en fiscaal heeft hybride werken de nodige gevolgen. Wat komt voor rekening van de werkgever en wat niet? Waar heeft de werknemer recht op en hoe regel je dat intern? Vanaf 1 januari 2022 heeft het kabinet de onbelaste thuiswerkvergoeding geïntroduceerd van maximaal € 2 per dag. Deze staat los van de reiskostenvergoeding.

Als werkgever moet je hierover goede afspraken maken met werknemers: ze kunnen niet én onbelast hun reiskilometers vergoed krijgen en tegelijkertijd een thuiswerkvergoeding incasseren. Ook dit soort zaken kun je vastleggen in een hybride werkbeleid. Denk aan een (thuis)werkplekovereenkomst waarin staat beschreven wie verantwoordelijk is voor welke voorzieningen op de externe (thuis)werkplek.

Maar ook aan een heldere uitleg en afspraken over onbelaste vergoedingen in de vorm van reiskosten- of een thuiswerkvergoeding.

Tussen een paar vergaderingen door even een wasje in de machine stoppen, hardlopen, de kinderen van school halen. De meeste werknemers hebben de voordelen ervaren van thuiswerken en willen deze graag behouden. Simpelweg omdat het ze een betere balans tussen werk en privé oplevert.

Door dit als werkgever vast te leggen in hybride werkbeleid kan het zelfs in de arbeidsvoorwaardenregeling worden opgenomen. Iets wat, zeker in deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt, maar zo een concurrentievoordeel kan zijn. Want gebleken is dat werkgevers die zich nadrukkelijk positioneren als hybride werkgever opeens veel meer potentiële nieuwe werknemers weten te bereiken.

Moore MKW heeft specialisten in huis op het gebied van HR, loonheffingen, arbeidsrecht, maar ook fiscale specialisten en accountants. We hebben dus alles in huis om samen met jou hybride werkbeleid te ontwikkelen waarmee je duidelijke afspraken vastlegt over de wijze waarop er in jouw organisatie wordt gewerkt. Wil jij meer weten of in gesprek over wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Onze specialisten helpen jou graag.