5 voordelen van in het jaar aan het jaar werken waar ondernemers direct van profiteren

Veel ondernemers hebben al een digitale financiële administratie. Maar de mogelijkheden van die administratie blijven vaak onbenut. “We vergelijken het wel eens met een Ferrari die je loopt aan te duwen”, zegt Kim Buis - ten Zijthof, die als assistent accountant bij Moore MKW gespecialiseerd is in het optimaliseren van (digitale) administraties. Volgens hem is er voor veel ondernemers letterlijk meer winst te behalen als ze de mogelijkheden ook echt gaan benutten. “Met een jaarrekening kijk je achteruit.

Het is de kunst om ervoor te zorgen dat je administratie up-to-date is en dat je daarop al tijdens het jaar kunt gaan sturen.” Erwin herinnert zich nog maar al te goed hoe anders dat jaren geleden was. “Toen ik veertien jaar geleden begon hadden wij gedurende het boekjaar geen idee hoe de klant ervoor stond.

Pas bij het opstellen van de jaarrekening zagen wij: hoe staat het ervoor, wat zou beter kunnen en hoe kun je als onderneming dingen anders doen. Nu kunnen wij bij ondernemers die hun financiële administratie goed bijhouden direct zien waar het lijkt mis te gaan.”

Zo kunnen de systemen data laten zien waaruit blijkt dat de marges afwijken. “Ik keek laatst mee en vroeg aan een ondernemer: waarom is de marge opeens zo laag? De ondernemer schrok ervan en is meteen gaan achterhalen waar de lage marges door veroorzaakt werden. Door dit snel te signaleren, kon hij direct bijsturen”, vertelt Erwin Groenhof.

Veel ondernemers zijn druk, en de financiële administratie is meestal niet iets waar ze zich graag in vastbijten. “Vaak zijn ondernemers zich er ook niet van bewust. Ze denken: het gaat prima zo. Het is een stukje onwetendheid. Als mensen zien wat er nog meer mogelijk is, dan worden ze vaak wel enthousiast”, zegt Dennis.

Want met het gebruiken van de mogelijkheden binnen de digitale administratie kunnen ondernemers juist veel tijd en geld besparen en deze tijd gebruiken voor het ondernemen. “Ik herinner me dat ik drie jaar geleden bij één van mijn klanten voorstelde om meer processen te automatiseren.

Eerst keken ze me aan met een vragende blik, maar daarna werden de ondernemers toch wel nieuwsgierig: haalden ze misschien toch niet het maximale uit hun bedrijf?” Toen één van de medewerkers op de administratie ziek werd, nam Moore MKW een halve dag per week de werkzaamheden over en automatiseerde verschillende zaken, zoals betalingen in batches.

“Wij hebben nu ongeveer één uur per week nodig om het niet-gestandaardiseerde deel van de administratie te verwerken voor deze klant”, vertelt Dennis. Het automatiseren heeft niet alleen tijd en geld bespaard, de organisatie is ook minder afhankelijk en minder kwetsbaar, omdat de kennis nu in het systeem zit en niet bij één medewerker die ziek kan worden of kan vertrekken.

Deze medewerker heeft een andere rol binnen het bedrijf gekregen, waarmee zij van een volledige indirecte rol (administratief) naar een deels directe rol is gegaan (ondersteunende rol voor de verkopers).

Tijdens de coronacrisis bleek meer dan ooit hoe belangrijk het is om snel inzicht te kunnen bieden in de actuele stand van zaken in de onderneming. Ondernemers met een up-to-date financiële administratie hadden volgens Dennis merkbaar voordeel in die onzekere periode. “De ondernemers die het goed voor elkaar hadden, konden heel snel schakelen.

Ze konden direct goed inschatten hoe ze ervoor stonden en tussentijdse cijfers laten zien. Er zijn ondernemers die direct de prognose konden bijstellen met volledig andere verwachtingen betreft de omzet. Hierop kon men direct schakelen om de kosten op het juiste niveau te brengen.

Ik heb zelfs voorbeelden van ondernemers die daardoor met een lagere omzet in coronatijd een soortgelijk resultaat hebben behaald als in diezelfde periode het jaar ervoor. Dat kan alleen als je inzicht hebt en in control bent, omdat je in je jaar aan je jaar werkt. Bij andere ondernemers ontstond er toch wat onrust: wat moet ik doen?”

Een ander voorbeeld van dat snel kunnen schakelen, is het kunnen overleggen van gegevens om een hypotheek te krijgen. “Ik werkte voor een zzp’er die een huis wilde kopen en bezig was met de aanvraag van een hypotheek. Normaal kun je nooit zo snel cijfers aanleveren en moet je wachten op de jaarrekening, maar nu konden wij binnen een dag een concept-jaarrapport aanleveren met de cijfers.”

Ook Erwin en Kim kennen talloze voorbeelden: “Pas nog deed een klant een overname, hij moest snel inzicht bieden in zijn financiële situatie. Als je de financiële administratie als bedrijf goed voor elkaar hebt, kun je veel sneller schakelen. Veel ondernemers realiseren zich dat niet.”

Als ondernemer wil je de zekerheid en, waar mogelijk, ook de bevestiging dat je ‘in control’ bent. Dat is dan ook zeker de toegevoegde waarde van een up-to-date (digitale) administratie waarbij je ‘in het jaar aan je jaar werkt’.

“Bijkomend voordeel is dat je door de samenwerking met Moore MKW altijd een professional aan kunt haken, je eigen accountant en sparringpartner, die met je mee kan kijken en denken”, zegt Dennis. “Ik maak als accountant een verhaal van de cijfers en zie of een ondernemer op de goede weg zit.

Als dat niet zo is, kunnen wij op basis van de cijfers kijken of en waar wij tussentijds moeten bijsturen. Het geeft een stukje rust als door je accountant bevestigd wordt dat de zaken goed gaan. Ik denk dat je met die bevestiging beter slaapt dan wanneer je dat niet zeker weet.”

Veel ondernemers denken volgens Kim Buis - ten Zijthof dat ze zelf aan de slag moeten in hun financiële administratie om deze te digitaliseren. Maar dat is zeker niet het geval. Moore MKW kijkt altijd naar de ondernemer en zijn of haar behoeften op het gebied van automatisering en digitalisering.

“Het kan zijn dat wij alles goed inrichten en dat de klant daarna alles zelf wil doen. Maar Moore MKW kan ook alles voor de klant uit handen nemen. Of iets er tussenin. Het is de kunst om op zoek te gaan naar welke smaak het beste bij de ondernemer past.”

Vaak werken de accountants van Moore MKW met een stappenplan waarbij ze bijvoorbeeld starten met het digitaal versturen van verkoopfacturen of het inscannen van inkoopfacturen. “Vervolgens kunnen wij het steeds een stapje verder uitbreiden op het gebied van automatisering en digitalisering.”

Erwin: “Soms doen ondernemers voornamelijk zelf de administratie, wij monitoren en doen periodiek de btw-aangifte, zodat er een controlemoment is en zodat de ondernemer zelf ook steeds beter leert omgaan met de eigen digitale administratie.” Uiteindelijk draait het volgens Dennis maar om één ding: “Als ondernemer wil je ondernemen. Daar helpen wij bij door de ondernemer te ontzorgen op de manier waarop hij of zij dat wenst.”

In het jaar aan het jaar werken biedt jou als ondernemer veel voordelen. Jij hebt beter inzicht in jouw (tussentijdse) managementinformatie, bespaart tijd en geld, kunt risico’s en kansen beter inschatten, bent in control en kunt kiezen voor een oplossing die past bij jouw vraagstuk en budget.

Wil jij ook met een een digitale administratie aan de slag? Of wil jij nog meer uit jouw digitale financiële administratie halen? De adviseurs van Moore MKW vertellen jou graag meer over de mogelijkheden voor jouw organisatie. Neem contact op met de adviseur bij jou in de buurt.