Moore MKW digitaliseert financiële administratie Golfclub Zwolle

Jelle Paauw belt op een zomerdag in juli met Moore MKW (voorheen KroeseWevers) omdat hij met spoed vervanging zoekt voor de plots weggevallen administratie bij de Golfclub Zwolle. Er is haast bij, dus zit accountant Chiel Polstra een dag later aan tafel om te bespreken wat er precies moet gebeuren. Eenmaal in gesprek blijkt het vraagstuk van de Golfclub Zwolle wat complexer en omvangrijker dan ‘slechts’ het overnemen van de lopende administratie.

Jelle Paauw is in maart aangetreden als nieuwe directeur bij de Golfclub Zwolle en heeft als missie om samen met het bestuur van de verlieslijdende Golfclub Zwolle weer een gezonde en professionelere organisatie te maken. In de paar maanden dat Paauw aan boord is bij de Golfclub moet er veel veranderd worden. In het gesprek met Moore MKW (voorheen KroeseWevers) blijkt dat de manier waarop de administratie is georganiseerd stukken beter en efficiënter kan.

En als de Golfclub het toch gaat aanpakken, pak het dan meteen goed aan, is het advies van Chiel Polstra. “De ideale financiële administratie zoals wij die bij Moore MKW voor ogen hebben is een administratie waarin alles digitaal en up to date is, waarbij interne beheersingsmaatregelen niet uit het oog verloren mogen worden. Dan kun je maandelijks precies zien hoe alles reilt en zeilt binnen de golfclub.”

Jelle Paauw vindt dat een uitstekend plan. “We zijn een snel veranderende organisatie en hadden al plannen om over te stappen op digitaal factureren. Dus dit past perfect in onze plannen.”

Chiel Polstra steekt meteen de handen uit de mouwen en begint orde op zaken te stellen bij de Golfclub Zwolle. “Chiel ging meteen zitten, trok mappen open en begon met het scannen van documenten. Het was echt van dik hout zaagt men planken”, herinnert Paauw zich. “Het mooie was dat er in een korte tijd al een eerste digitale administratie stond. Omdat we helemaal opnieuw begonnen ging het in zo’n sneltreinvaart. Dat had ik niet verwacht, maar dat gaf echt vertrouwen.”

Dat er zo snel resultaten te zien zijn, komt volgens de accountant omdat Moore MKW veel kennis en ervaring heeft met het opzetten van digitale administraties. “Ik heb dit samen met mijn financiële IT-collega’s opgepakt, dankzij de inzet van de tool Visionplanner konden we hier op de Golfclub heel snel laten zien wat het resultaat is van een administratie die compleet is gedigitaliseerd.”

Het proces verloopt ook snel omdat er bij de Golfclub Zwolle urgentie is, volgens Jelle Paauw. “Er was echt behoefte om snel en duidelijk een goede administratie neer te zetten. We liepen achter en corona hielp natuurlijk ook niet.” De Horeca BV waarvan Jelle Paauw op 1 maart 2020 directeur is geworden moet in maart namelijk direct de deuren sluiten als gevolg van de coronamaatregelen.

Jelle Paauw gaat niet bij de pakken neerzitten. Hij realiseert zich dat hij aan die omstandigheden niets kan veranderen en gebruikt de tijd om alles voor te bereiden voor het moment dat de zaak wél weer open kan. “We hebben een duidelijke visie waar we naartoe willen met de Golfclub Zwolle. We faciliteren hier niet alleen golf, maar golfgeluk, dat is onze visie. We willen dus de ideale combinatie leggen tussen het sportieve en het sociale gedeelte. De golfbaan kan er fantastisch bij liggen, maar als de biefstuk niet lekker is, dan is de ervaring verdwenen. Hetzelfde geldt andersom: de biefstuk kan geweldig zijn, maar als de golfbaan erbij ligt als een knollenveld wil de golfer hier ook niet zijn.”

Om die visie ook organisatorisch vorm te geven, is er een bedrijfsstructuur met drie verschillende entiteiten, een bv voor de horeca, een bv voor de exploitatie van de baan en een vereniging waarin de leden het voor het zeggen hebben. Het digitaliseren van de financiële administratie zoals dat gebeurt in de Horeca BV wordt daarbij een voorbeeld voor de andere entiteiten.

Vanaf juli 2020 heeft Moore MKW (voorheen KroeseWevers) samen met de Golfclub Zwolle de volgende dingen aangepakt en geïmplementeerd:

• Moore MKW heeft de bestaande boekhouding van de Horeca BV van de Golfclub Zwolle volledig omgezet naar een digitale financiële administratie.
• Er is een digitale autorisatie platform gecreëerd, zodat facturen niet eerder betaald kunnen worden dan de verantwoordelijke personen de facturen hebben gefiatteerd.
• Met behulp van tools kan er nu maandelijks managementinformatie worden getoond: van omzetten per maand tot exacte brutowinst marges die gemaakt worden op bier, wijn en koffie.
• Door marges visueel te maken wordt meteen zichtbaar of de marges goed zijn en blijven en of er mogelijke calculatiefouten zijn gemaakt bij de inkoop of pricing. Op basis van de resultaten kunnen eventuele fouten direct worden bijgestuurd.
• Het is een stuk eenvoudiger geworden om aan stakeholders te laten zien hoe de Horeca en de Golfclub Zwolle financieel presteren: het dashboard laat overzichtelijke en heldere grafieken zien waarin de resultaten zijn vast te stellen.
• In plaats van 40 uur per week kunnen de financiële administraties nu gedaan worden in acht tot tien uur per week, waarmee de Golfclub Zwolle de investering voor het digitaliseren van de financiële administratie in afzienbare tijd heeft terugverdiend.
• Ook voor de andere twee bv’s zijn concrete plannen om de financiële administratie te digitaliseren. Het resultaat daarvan zal zijn dat er straks drie identieke dashboards zijn, zodat er op dezelfde wijze sturingsinformatie voorhanden is van de verschillende bv’s.
• Naast resultaten worden ook prognoses toegevoegd aan het dashboard zodat direct zichtbaar wordt hoe de Golfclub Zwolle presteert ten opzichte van de prognoses.

Jelle Paauw heeft al heel wat jaren ervaring bij golfclubs, maar zo goed had hij de administratie nooit eerder voor elkaar. “Dit is wel echt een administratie 2.0. Met de kennis van nu en zeker wat er allemaal nog komen gaat geeft het veel rust om dit goed voor elkaar te hebben. Natuurlijk kost het geld, maar dat gaan we op de langere termijn zeker terugverdienen. We zijn de basis aan het leggen van een professionele organisatie, daar hoort een professionele administratie bij.”

Op dit moment staat de structuur goed, maar uiteraard moet er nog wel de nodige finetuning plaatsvinden. Volgens de accountant van Moore MKW hoort dat bij het proces en duurt dat enkele maanden. Jelle Paauw raadt het andere ondernemers zeker aan om deze stap te zetten, al begrijpt hij ook dat de urgentie in zijn geval een stuwende kracht is geweest. “Bij ons zat er druk op de ketel, wij zaten al in het veranderingsproces.”

Volgens accountant Chiel Polstra is dat bij andere bedrijven inderdaad niet altijd het geval. “Wat we bij veel bedrijven horen is: we doen het al jaren zo en dat werkt prima. En dat is logisch, dat is waarschijnlijk ook zo, maar het kan echt veel beter en veel sneller, dat zie je ook in dit voorbeeld: eerst kostte de administratie zo'n 40 uur per week. Dat is nu aanzienlijk minder.”