Moore MKW digitaliseert salaris- en HR-administratie Groothuisbouw

Compleet digitale personeelsdossiers, AVG-proof op één online plek en de mogelijkheid om zelf documenten zoals arbeidscontracten aan te maken. Groothuisbouw digitaliseerde na de salarisadministratie ook de HR-administratie voor 190 medewerkers. Dat deden ze met de hulp en expertise van Moore MKW. HR-coördinator Liz Leijssenaar en P&O-medewerker Marisca Kloosterman van Groothuisbouw zien de meerwaarde van de combinatie tussen goede software en de persoonlijke samenwerking. “Juist dat belletje en de korte lijnen maken het verschil.”
KroeseWevers digitaliseert salaris- en HR-administratie Groothuisbouw

Wat doet Groothuisbouw en waarvoor is Moore MKW ingeschakeld?

Groothuisbouw bouwt al meer dan twintig jaar woningen voor particulieren. Na de bouwcrisis groeide Groothuisbouw flink en inmiddels telt het bedrijf in Emmeloord zo’n 190 medewerkers verdeeld over vier verschillende bv’s. “We bouwen gemiddeld zo’n 260 woningen per jaar en op dit moment bouwen we zelfs zes woningen per week”, vertelt HR-coördinator Liz Leijssenaar die nu bijna vier jaar bij Groothuisbouw werkt.

Marisca Kloosterman werkt inmiddels 16 jaar bij het bedrijf en heeft het bedrijf zien uitgroeien van 50 medewerkers naar een bouwbedrijf met nu bijna 200 medewerkers. Die groei zorgde op het gebied van personeel en salaris voor de nodige uitdagingen. Hoe houd je je personeelsadministratie overzichtelijk en up-to-date als je als organisatie zo hard groeit? Maar ook: hoe zorg je dat de manier waarop je administratie voert voldoet aan alle privacywetgeving conform de AVG?

Groothuisbouw is al twintig jaar klant bij Moore MKW (voorheen KroeseWevers) en in 2012 werd de salarisadministratie gedigitaliseerd. In 2019 is het tijd voor de volgende stap: ook de HR-administratie wordt gedigitaliseerd. Door de software van Loket met verschillende HR-functionaliteiten, zijn alle personeelsdossiers bij Groothuisbouw nu volledig digitaal.

“In het begin gebruikten we Loket alleen als salarisadministratie. Met de toevoeging van de HRM-pakketten in Loket hebben we nu alles digitaal in één omgeving. Het voordeel hiervan is dat we alles in één oogopslag kunnen zien”, vertelt Liz Leijssenaar.

Welke expertise is ingezet vanuit Moore MKW?

Salarisadviseur Arno Schabbink werkt al twintig jaar voor Groothuisbouw en ziet dat er bij het groeiende bedrijf, naast de digitale salarisadministratie, behoefte is aan meer functionaliteiten, vooral op het gebied van HRM. Hij schakelt hierbij ook collega Okko de Wilde in, die als personeelsadviseur kan meedenken en sparren over strategische vraagstukken.

Volgens Okko de Wilde is Groothuisbouw hét voorbeeld van een bedrijf dat slim gebruik maakt van alle mogelijkheden die de software biedt. “Groothuis maakt op een optimale manier gebruik van Loket, maar ze weten Moore MKW ook heel goed te vinden voor onze aanvullende dienstverlening. Want naast onze expertise op het gebied van salarisverwerking kunnen we organisaties als Groothuisbouw met raad en daad bijstaan met ons peleton aan specialisten.”

Zo adviseert De Wilde in 2020 onder andere over de gevolgen van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab), maar hij kan ook meedenken over de inhoud van arbeidscontracten of bekijken of eventuele vaststellingsovereenkomsten ‘UWV-proof’ zijn, zoals hij dat noemt. Maar soms stuurt hij ook even een mailtje als reminder over de nieuwe CAO-afspraken. “Ik zeg altijd maar zo: twee weten meer dan één en het is nooit verkeerd om even mee te kijken en mee te denken.”

KroeseWevers digitaliseert salaris- en HR-administratie Groothuisbouw

Wat is de toegevoegde waarde van Moore MKW voor Groothuisbouw?

Juist die persoonlijke samenwerking en het prettige contact waarderen de HR-functionarissen van Groothuisbouw. “Er is veel software op de markt en ik word regelmatig benaderd door partijen in de markt, maar juist dat belletje, de korte lijnen en het persoonlijke contact met Moore MKW zijn de dingen die voor ons meerwaarde hebben.”

Of het nu praktische vragen zijn of meer strategische, er staat altijd iemand van Moore MKW klaar voor de collega’s bij Groothuisbouw. Zo zocht Arno Schabbink laatst nog voor Marisca uit hoe het precies zit met de verrekening van het salaris binnen de vitaliteitsregeling voor medewerkers die onder de CAO Timmerindustrie vallen. “Het kan per medewerker verschillen, dus dat is echt iets wat we moeten uitzoeken.”

Voor Marisca is het vervolgens fijn dat ze de goede en juiste berekeningen kan laten zien. “Als je je medewerkers een pro forma-berekening laat zien, wil je wel dat deze ook overeenkomt met de werkelijkheid.” Maar ook voor vragen over de werking van de verschillende HR-functionaliteiten in het nieuwe werknemersportaal is er altijd hulp en ondersteuning.

De medewerkers van Moore MKW kennen het systeem van binnen en buiten en kunnen dus snel praktische tips en oplossingen aandragen. “Wat voor ons echt van toegevoegde waarde is, is dat we nu zelf onze contracten en documenten, zoals standaardbrieven, kunnen opstellen en digitaal kunnen ondertekenen.”

KroeseWevers digitaliseert salaris- en HR-administratie Groothuisbouw

Welke resultaten hebben Groothuisbouw en Moore MKW samen gerealiseerd?

Samen met Moore MKW zorgt Groothuisbouw ervoor dat de volgende resultaten worden behaald:

  • Moore MKW (voorheen KroeseWevers) en Groothuisbouw stappen in 2012 over op de salarissoftware van Loket.nl, hiermee is de salarisadministratie voor alle personeelsleden volledig gedigitaliseerd.
  • Ook de verlofadministratie wordt gedigitaliseerd, alle verlofuren en -saldo’s worden voortaan digitaal bijgehouden en geadministreerd.
  • In 2019 digitaliseert Moore MKW (voorheen KroeseWevers) samen met Groothuisbouw de personeelsadministratie, door ook de HR-functionaliteiten van Loket.nl toe te voegen.
  • Sinds 2019 zijn alle persaoneelsdossiers bij Groothuisbouw volledig online, alle documenten van werknemers worden hierin digitaal opgeslagen.
  • Groothuisbouw krijgt een Werknemerloket, hier kunnen werknemers met een eigen inlog hun salarisstroken en jaaropgaven raadplegen, maar ze kunnen ook zelf hun actuele verlofstand inzien.
  • Omdat Groothuisbouw groeiende is, moeten er regelmatig arbeidscontracten en andere documenten worden opgesteld, daarom wordt ook de functionaliteit geïmplementeerd waarmee Groothuisbouw sinds vorig jaar zelf arbeidscontracten en documenten kan genereren die digitaal ter ondertekening kunnen worden aangeboden aan beide partijen. Na ondertekening komt het ondertekende document automatisch terecht in Loket.nl.
  • Moore MKW traint en begeleidt de HR-collega’s bij het inrichten en werken met Loket.nl.
  • Moore MKW is vraagbaak op het gebied van personeel en salaris en zoekt dingen doelgericht uit of maakt berekeningen voor Groothuisbouw.
  • De adviseurs van Moore MKW geven advies over veranderende wetgeving, trends en ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de medewerkers en het bedrijf.

Wat zijn de lessen en welke tips heeft Groothuisbouw voor andere organisaties?

In een groeiende organisatie heb je als HR-afdeling al veel op je bordje liggen. Om het beheersbaar en overzichtelijk te houden was de stap naar digitalisering echt noodzakelijk, volgens HR-coördinator Liz Leijssenaar.

“Op een gegeven moment kan het niet meer. Als je personeelsbestand zo toeneemt, dat is niet meer realistisch om het te blijven doen zoals je het deed. We hadden diverse plekken waar we personeelsgegevens opsloegen en je hebt te maken met mensen die in- en uitstromen, maar ook contracten die verlopen. Nu we alles gedigitaliseerd hebben lopen we niet meer achter feiten aan, we zijn up-to-date. En wat ook fijn is, is dat alles nu ook direct AVG-proof is.”

Het overstappen op het nieuwe systeem kost wel tijd en vraagt aandacht. “Dat moet je niet onderschatten”, geeft Marisca Kloosterman als tip. “Maak er echt tijd voor, je moet goed nadenken over hoe je straks wilt gaan werken, dat vraagt een stukje omdenken van het oude naar het nieuwe systeem. Plan hier zeker een half jaar tot een jaar voor in.”

Ook salarisadviseur Arno Schabbink van Moore MKW geeft als tip dat organisaties de tijd moeten nemen. “Doe het stap voor stap is ons advies. Sommige organisaties willen in één keer alles omgooien, dat raden we niet aan. Dit zijn echt projecten, waarvoor je een plan nodig hebt."

Meer informatie

Wil je de salaris- en personeelsadministratie van jouw onderneming ook slimmer inrichten? De adviseurs van Moore MKW vertellen je graag meer over de mogelijkheden. Neem vrijblijvend contact op met Okko de Wilde of Arno Schabbink.

Neem contact op

Contact

Okko de Wilde
Okko de Wilde

Adviseur personeels- en salarisadvies

+31 (0)53 303 43 91

Arno Schabbink
Arno Schabbink

Adviseur Personeels- en Salarisadvies

+31 (0)53 303 43 87

Deel dit artikel