Moore MKW digitaliseert salaris- en HR-administratie Groothuisbouw

Groothuisbouw bouwt al meer dan dertig jaar woningen voor particulieren. Na de bouwcrisis groeide Groothuisbouw flink en inmiddels telt het bedrijf in Emmeloord zo’n 244 medewerkers verdeeld over vier verschillende bv’s. Het HR-team breidde uit van twee naar vier personen en bestaat momenteel uit twee HR-adviseurs, een Arbo-adviseur en een HR-teamleider. “We bouwen gemiddeld zes woningen per week”, vertelt Leijssenaar die nu bijna zeven jaar bij Groothuisbouw werkt.

Kloosterman werkt inmiddels negentien jaar bij het bedrijf en heeft het zien uitgroeien van vijftig medewerkers naar een bouwbedrijf met nu bijna 244 medewerkers. Die groei zorgde op het gebied van personeel en salaris voor de nodige uitdagingen. Hoe houd je je personeelsadministratie overzichtelijk en up-to-date als je als organisatie zo hard groeit? Maar ook: hoe zorg je dat de manier waarop je administratie voert voldoet aan alle privacywetgeving conform de AVG?

Groothuisbouw is al twintig jaar klant bij Moore MKW (voorheen KroeseWevers) en in 2012 werd de salarisadministratie gedigitaliseerd. In 2019 is het tijd voor de volgende stap: ook de HR-administratie wordt gedigitaliseerd. Door de software van Loket met verschillende HR-functionaliteiten, zijn alle personeelsdossiers bij Groothuisbouw nu volledig digitaal.

“In het begin gebruikten we Loket.nl alleen als salarisadministratie. Met de toevoeging van de HRM-pakketten in Loket.nl hebben we nu alles digitaal in één omgeving. Het voordeel hiervan is dat we alles in een oogopslag kunnen zien”, vertelt Leijssenaar.

Salarisadviseur Arno Schabbink werkt al twintig jaar voor Groothuisbouw en ziet dat er bij het groeiende bedrijf naast de digitale salarisadministratie behoefte is aan meer functionaliteiten, vooral op het gebied van HRM. Hij schakelt hierbij ook collega Okko de Wilde in, die als personeelsadviseur kan meedenken en sparren over strategische vraagstukken.

Volgens Okko de Wilde is Groothuisbouw hét voorbeeld van een bedrijf dat slim gebruikmaakt van alle mogelijkheden die de software biedt. “Groothuis maakt op een optimale manier gebruik van Loket.nl, maar ze weten Moore MKW ook heel goed te vinden voor onze aanvullende dienstverlening. Want naast onze expertise op het gebied van salarisverwerking kunnen we organisaties als Groothuisbouw met raad en daad bijstaan met ons peloton aan specialisten.”

Zo adviseert De Wilde in 2020 onder andere over de gevolgen van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab), maar hij kan ook meedenken over de inhoud van arbeidscontracten of bekijken of eventuele vaststellingsovereenkomsten ‘UWV-proof’ zijn, zoals hij dat noemt. Maar soms stuurt hij ook even een mailtje als reminder over de nieuwe cao-afspraken. “Ik zeg altijd maar zo: twee weten meer dan één en het is nooit verkeerd om even mee te kijken en mee te denken.”

Juist die persoonlijke samenwerking en het prettige contact waarderen de HR-adviseurs van Groothuisbouw. “Er is veel software op de markt en wij worden regelmatig benaderd door partijen in de markt. Maar juist dat belletje, de korte lijnen en het persoonlijke contact met Moore MKW zijn de dingen die voor ons meerwaarde hebben.”

Of het nu praktische vragen zijn of meer strategische, er staat altijd iemand van Moore MKW klaar voor de collega’s bij Groothuisbouw. Zo zocht Arno Schabbink laatst nog voor Kloosterman uit hoe het precies zit met de verrekening van het salaris binnen de vitaliteitsregeling voor medewerkers die onder de CAO Timmerindustrie vallen. “Het kan per medewerker verschillen, dus dat is echt iets wat we moeten uitzoeken.”

Voor Kloosterman is het vervolgens fijn dat ze de goede en juiste berekeningen kan tonen. “Als je je medewerkers een pro forma-berekening laat zien, wil je wel dat deze overeenkomt met de werkelijkheid.” Maar ook voor vragen over de werking van de verschillende HR-functionaliteiten in het nieuwe werknemersportaal is er altijd hulp en ondersteuning.

De medewerkers van Moore MKW kennen het systeem van binnen en buiten en kunnen dus snel praktische tips en oplossingen aandragen. “Wat voor ons echt van toegevoegde waarde is, is dat we nu zelf onze contracten en documenten, zoals standaardbrieven, kunnen opstellen en digitaal kunnen ondertekenen.”

Samen met Moore MKW zorgt Groothuisbouw ervoor dat de volgende resultaten worden behaald:

• Moore MKW (voorheen KroeseWevers) en Groothuisbouw stappen in 2012 over op de salarissoftware van Loket.nl, hiermee is de salarisadministratie voor alle personeelsleden volledig gedigitaliseerd.
• Ook de verlofadministratie wordt gedigitaliseerd, alle verlofuren en -saldo’s worden voortaan digitaal bijgehouden en geadministreerd.
• In 2019 digitaliseert Moore MKW (voorheen KroeseWevers) samen met Groothuisbouw de personeelsadministratie, door ook de HR-functionaliteiten van Loket.nl toe te voegen.
• Sinds 2019 zijn alle personeelsdossiers bij Groothuisbouw volledig online. Alle documenten van werknemers worden hierin digitaal opgeslagen.
• Groothuisbouw krijgt een Werknemersloket. Hier kunnen werknemers met een eigen inlog hun salarisstroken en jaaropgaven raadplegen. Daarnaast kunnen zij zelf hun actuele verlofstand inzien.
• Omdat Groothuisbouw groeiende is, moeten er regelmatig arbeidscontracten en andere documenten worden opgesteld. Daarom wordt ook de functionaliteit geïmplementeerd waarmee Groothuisbouw sinds 2020 zelf arbeidscontracten en documenten kan genereren die digitaal ter ondertekening kunnen worden aangeboden aan beide partijen. Na ondertekening komt het ondertekende document automatisch terecht in Loket.nl.
• Moore MKW traint en begeleidt de HR-collega’s bij het inrichten en werken met Loket.nl.
• Moore MKW is vraagbaak op het gebied van personeel en salaris en zoekt dingen doelgericht uit of maakt berekeningen voor Groothuisbouw.
• De adviseurs van Moore MKW geven advies over veranderende wetgeving, trends en ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor de medewerkers en het bedrijf.

In een groeiende organisatie heb je als HR-afdeling al veel op je bordje liggen. Om het beheersbaar en overzichtelijk te houden, was de stap naar digitalisering echt noodzakelijk, volgens HR-teamleider Leijssenaar.

“Op een gegeven moment kan het niet meer. Als je personeelsbestand zo toeneemt, is het niet meer realistisch om het te blijven doen zoals je het deed. We hadden diverse plekken waar we personeelsgegevens opsloegen en je hebt te maken met mensen die in- en uitstromen, maar ook contracten die verlopen. Nu we alles gedigitaliseerd hebben, lopen we niet meer achter feiten aan, maar zijn we up-to-date. En wat ook fijn is: alles is nu ook direct AVG-proof.”

Het overstappen op het nieuwe systeem kost wel tijd en vraagt aandacht. “Dat moet je niet onderschatten”, geeft Kloosterman als tip. “Maak er echt tijd voor, je moet goed nadenken over hoe je straks wil gaan werken. Dat vraagt een stukje omdenken van het oude naar het nieuwe systeem. Plan hier zeker een half jaar tot een jaar voor in.”

Ook salarisadviseur Schabbink geeft als tip dat organisaties de tijd moeten nemen. “Doe het stap voor stap is ons advies. Sommige organisaties willen in één keer alles omgooien, dat raden we niet aan. Dit zijn echt projecten waarvoor je een plan nodig hebt.”