De 7 meest gemaakte fouten in WKR-administraties: zo voorkom je ze

De werkkostenregeling is sinds 2015 verplicht voor alle werkgevers in Nederland. Toch zijn er nog altijd werkgevers die geen WKR-administratie bijhouden. Vaak niet vanwege onwil, maar vanwege de hectiek van alledag. Voor de Belastingdienst echter een schot voor open doel en een garantie voor naheffingsaanslagen loonheffingen.

Een snelle oplossing
Via een simpel Excel-bestand kunnen de specialisten van Moore MKW voor het lopende jaar en het voorafgaande jaar snel in kaart brengen wat de WKR-positie is van jou als werkgever en of de afdracht van eindheffing noodzakelijk is. Als de WKR-positie duidelijk is, krijg je als werkgever handvatten om de WKR-positie jaarlijks zelf eenvoudig te kunnen vaststellen. De adviseurs van Moore MKW stemmen de manier waarop ze dat doen af op de wensen en behoeften van jouw organisatie.

Een ander aandachtspunt: je hebt de kosten die onder de werkkostenregeling vallen wel in de financiële administratie verwerkt, maar geen rekening gehouden met de WKR. Het gevolg hiervan is dat elementen die in de WKR-positie thuishoren vaak verspreid over de financiële administratie worden geboekt. Hierdoor is het veel ingewikkelder en arbeidsintensiever om jaarlijks de WKR-positie vast te stellen aangezien de gehele administratie moet worden bezien. Het gevolg hiervan is vaak een onvolledig beeld met naheffingsrisico’s tot gevolg.

Een slimme oplossing
Pas de grootboekrekeningen zo aan dat de WKR-positie hier zo eenvoudig mogelijk vanuit kan worden afgeleid. Heb je hiervoor als werkgever de expertise niet in huis, dan kunnen de adviseurs van Moore MKW de boekingen verzorgen, uitzoeken hoe een en ander werkt in jullie declaratiesysteem en indien nodig collega’s opleiden zodat jij als werkgever zelf een goede WKR-administratie kan voeren.

Om een vergoeding of verstrekking aan een werknemer onder te kunnen brengen in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling is het noodzakelijk dat dit element is aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Gebeurt dit niet dan is sprake van individueel loon van de werknemer en dient (gebruteerde) verwerking in de loonstrook plaats te vinden. Hoewel de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel mag blijken uit de administratie (vorm is niet wettelijk bepaald) kan er bij afwezigheid van een zogenaamd aanwijsdocument toch veel discussie ontstaan met de Belastingdienst.

Wat werkt wel?
Een aanwijsdocument waaruit blijkt welke vergoedingen en verstrekkingen zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel biedt uitkomst. Indien dit document ruim wordt opgesteld, jaarlijks opnieuw wordt vastgesteld en voorzien is van een vangnetbepaling ontstaan er in de praktijk zelden tot nooit discussies met de Belastingdienst.

Voor een zuivere WKR-positie is het uiteraard ook heel belangrijk dat alle vergoedingen en verstrekkingen een juist label krijgen (gericht vrijgesteld, nihil waardering, normwaardering, intermediaire kosten of forfaitaire ruimte). Een onjuiste labeling leidt immers tot een onjuiste verwerking in de WKR-positie, een arbeidsintensief proces om de WKR-positie vast te stellen en een risico op naheffingen.

Hoe kun je dit risico wegnemen?
Een onjuiste labeling van vergoedingen en verstrekkingen zal niet direct blijken uit de administratie dan wel de WKR-positie. Een oplossing hiervoor is een analyse van het WKR-proces aan het begin van het jaar. Hiermee kun je voordat de boekingen plaatsvinden zorgen voor een juiste labeling, zodat het finaliseren van de WKR-positie veel minder arbeidsintensief wordt.

Veel ondernemers hebben cafetariamodellen in hun arbeidsvoorwaarden opgenomen voor het fiscaal vriendelijk betalen van een fiets, computer, fitnessabonnement, reiskostenvergoeding, vakbondscontributie, warmtepomp, zonnepanelen, enzovoort. Arbeidsvoorwaarden die belangrijk zijn om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven. Indien er echter heel veel werknemers gebruik maken van een dergelijke regeling kan dit leiden tot onverwacht af te dragen eindheffing.

Hoe beheersbaar houden?
In de praktijk wordt vaak grip gehouden op de impact van dergelijke arbeidsvoorwaarden door een limiet te stellen op de deelname. Uiteraard heeft dit ook als nadeel dat werknemers die er snel bij zijn (vaak dezelfde personen) altijd kunnen deelnemen en de overige werknemers niet. Vanwege een goedkeuring door de Belastingdienst is het nu echter ook mogelijk om de impact op de WKR geheel weg te nemen of te beperken. De Belastingdienst is er namelijk akkoord mee gegaan dat bij het uitruilen van brutoloon rekening kan worden gehouden met de verschuldigde eindheffing. Hiermee blijft er een (beperkt) voordeel voor de werknemer, maar wordt het risico voor de werkgever weggenomen. Aandachtspunt is hierbij wel de praktische uitvoerbaarheid van deze goedkeuring.

Iedere ondernemer met personeel heeft te maken met de werkkostenregeling en de forfaitaire ruimte. Het optimaal gebruik maken van deze regeling is echter altijd een uitdaging, aangezien een onjuiste labeling van vergoedingen en verstrekkingen direct tot naheffingen van eindheffing kan leiden. Stel dat je dan als onderneming bij een jubileumfeest een bekende artiest inhuurt, maar de factuur door een menselijke fout niet in de forfaitaire ruimte wordt opgenomen, kan dit grote financiële gevolgen hebben.

Hoe houd je grip op het gebruik van de forfaitaire ruimte
Om te komen tot een optimaal gebruik van de werkkostenregeling en de forfaitaire ruimte zijn in ieder geval de volgende elementen van belang: 1) een duidelijke grootboeksystematiek met WKR-grootboekrekeningen, 2) een goede opleiding van de werknemers die boekingen in het systeem doen, 3) een eenvoudig declaratiesysteem en 4) een goed inzicht in de vaste elementen die ieder jaar ten laste van de forfaitaire ruimte komen. Uiteraard is dit niet limitatief, maar hiermee wordt wel een belangrijke basis gelegd.

Om gebruik te kunnen maken van de concernregeling binnen de WKR dient aan een aantal formele eisen te worden voldaan. Indien de concernregeling terecht wordt toegepast, mogen alle forfaitaire ruimtes binnen het concern bij elkaar worden opgeteld en kan dit worden afgezet tegen alle elementen binnen het concern die thuishoren in de forfaitaire ruimte. In de meeste gevallen is dit voordelig, maar in sommige gevallen is dit niet het geval aangezien je ook maar één keer gebruik kan maken van het hogere percentage dat geldt voor de eerste € 400.000 aan loonsom loonheffingen.

Bepaal jaarlijks of het wenselijk en mogelijk is de concernregeling toe te passen
Indien een werkgever het hele jaar 95% van de aandelen bezit in een dochter mag de concernregeling worden toegepast. Dit geldt ook voor zustervennootschappen indien de moeder (geen werkgever) 95% van de aandelen bezit in beide zustervennootschappen. Daarnaast geldt dit ook voor stichtingen die het hele jaar financieel, organisatorisch en economisch dusdanig zijn verweven zodat ze een eenheid vormen. Indien toepasbaar kan vervolgens worden berekend of het ook financieel voordelig is de concernregeling toe te passen.