Vaste onkostenvergoeding bepalen

Loonheffingen

Krijgen jouw medewerkers een vaste maandelijkse onkostenvergoeding? Zorg er dan voor dat je als werkgever voldoet aan de voorwaarden die gelden bij het verstrekken van onbelaste vergoedingen. Anders loop je het risico op naheffingen en boetes die hoog op kunnen lopen. De loonheffingsspecialisten van Moore MKW kunnen je helpen bij het voldoen aan de juiste voorwaarden voor onkostenvergoedingen door het uitvoeren van een steekproef onder medewerkers.
Direct contact opnemen

De voordelen van een vaste onkostenvergoeding

Niet iedere maand alle bonnetjes en declaraties van medewerkers goedkeuren en verwerken, maar een vaste onkostenvergoeding per maand. Zo’n vaste vergoeding is eenvoudiger voor iedereen en maakt inzichtelijk hoe hoog de maandelijkse onkosten zijn. Toch is het in de praktijk vaak niet zo eenvoudig. Veel werkgevers lopen zonder dat ze het weten een flink financieel risico als ze niet aan de voorwaarden voldoen.

Risico’s en voorwaarden vaste onkostenvergoeding

Zakelijk gemaakte kosten van jouw werknemers kunnen in de regel onbelast vergoed worden. Er zijn dan geen gevolgen voor de loonheffingen. Betaal je echter een vaste onkostenvergoeding onbelast, dan gelden de volgende aanvullende voorwaarden:

  • De onkostenvergoeding wordt gebruikt voor kosten die volgens de fiscale regels onbelast vergoed kunnen worden

  • Voordat de onkostenvergoeding wordt verstrekt, is onderzocht wat de hoogte is van de werkelijk gemaakte kosten. Op basis van dit onderzoek wordt de hoogte van de onkostenvergoeding bepaald.

Steekproef voorkomt naheffingen en boetes

Wil je naheffingen en boetes voorkomen? De loonheffingsspecialisten van Moore MKW kunnen je hiermee helpen door een steekproef te houden onder werknemers. Van parkeerkosten, vakliteratuur tot lunches voor onderweg: welke kosten maken jouw medewerkers om hun werk uit te oefenen? Tijdens een representatieve periode maken we inzichtelijk wat de werkelijk gemaakte kosten zijn. De gegevens uit de steekproef gebruiken we vervolgens om te onderbouwen welk vast bedrag aan onkostenvergoeding je onbelast aan welke werknemers kunt betalen. Als je dat wilt, kunnen we bij de Belastingdienst fiscale goedkeuring aanvragen voor de op deze wijze bepaalde hoogte van de onkostenvergoeding. Dan heb je op voorhand de zekerheid dat er geen naheffingsrisico is. Het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten biedt ook een goede gelegenheid om (nieuwe) regels op te stellen rondom declaraties en onkostenvergoedingen. Ook hierbij kunnen de specialisten van Moore MKW je helpen.

Investering

Voor de steekproef en onderbouwing hanteert Moore MKW een vast tarief van € 3.000 (ex. btw) afhankelijk van het aantal deelnemers aan de steekproef. Hiervoor voeren we de volgende werkzaamheden uit:

  • Inventarisatie: wat zijn de huidige onkosten, hoe vergoed je deze als werkgever en wat zijn daarbij de fiscale aandachtspunten.

  • Plan van aanpak: we stellen vast wat de gewenste situatie is en maken hiervoor een plan van aanpak.

  • Instructie: voor het uitvoeren van de steekproef maken we een onderzoeksopzet en een instructie voor medewerkers.

  • Rapport van bevindingen: we toetsen de resultaten en op basis van de verzamelde resultaten stellen we per kostencategorie vast wat de hoogte van vergoeding is.

  • Opstellen reglementen: we stellen samen met jou een declaratiereglement of een reglement voor vaste vergoedingen op.

  • Optioneel: als je dat wenst stemmen we de hoogte van de onkostenvergoeding en de fiscale behandeling ervan af met de Belastingdienst. Deze werkzaamheden verrichten we op basis van onze uurtarieven, aangezien niet vooraf kan worden bepaald hoeveel tijd hiermee is gemoeid.

Geen fiscale risico’s en volledige ontzorging

Wil jij meer weten over mogelijke fiscale risico’s bij jouw onkostenvergoeding? Of weten wat we hierin voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op. Onze specialisten helpen je graag verder.

Neem contact op

Contact

Mr. Gerard Gelling
mr. Gerard Gelling

Loonheffingsspecialist

+31 (0)591 657 857