Telva verbetert (financiële) werkprocessen met digitale administratie

Moore MKW (voorheen KroeseWevers) is sinds de oprichting in 2016 de huisaccountant van Telva. Ieder jaar opnieuw merken de accountants van Moore MKW hoe lastig het is om de juiste cijfers uit de financiële systemen van Telva te halen. Het samenstellen van een jaarrekening, maar ook het produceren van tussentijdse financiële maand- of kwartaalrapporten, kost onnodig veel tijd.

“Telva is een niet al te groot mkb-bedrijf, dat zijn juist de bedrijven waarvan je zou denken: je drukt op een knopje en de data komt eruit rollen. We kijken als accountants een paar posten door en je bent klaar”, zegt Wouter Smidt, IT-specialist bij Moore MKW. “Maar hier was bijna hogere wiskunde nodig om de cijfers uit het systeem te krijgen. Dat was echt een pijnpunt.”

Ook voor Marvin, operations manager bij Telva, is het financiële systeem heel lastig om mee te werken. “Ik had geen inzicht, het enige waar ik op kon sturen waren de omzetcijfers en de bankrekening. Onze administratieve collega’s zaten ook iedere maand te zweten om de juiste cijfers uit het systeem te krijgen en handmatig een Excel-document uit te draaien als maandrapportage.”

Als Telva de overstap maakt naar een Kleding Management Systeem (KMS) om de inkoop- en verkoop van bedrijfskleding te automatiseren, wil Marvin daar graag meteen een goed financieel systeem aan koppelen.

Wouter heeft als IT-specialist niet alleen verstand van financiën, maar ook van IT. Hij weet wat er kan en hoe je bepaalde systemen aan elkaar kunt knopen. In gesprek met Telva onderzoekt hij wat de wensen en behoeften zijn van het nieuw in te richten systeem. Marvin wil zo veel mogelijk financiële en administratieve processen automatiseren, zodat hij meer inzicht heeft en kan inloggen om de actuele stand van zaken kan bekijken. Tegelijkertijd heeft hij als mkb-bedrijf geen oneindig budget voor allerlei geavanceerde systemen en kostbare trajecten.

“Als ik als mkb’er ga automatiseren, maar dat kost € 3.500 per maand, dan kan ik net zo goed iemand opleiden en in dienst nemen”, zegt de operations manager. “Dus daar hebben we continu op gestuurd: kan het uit? Is het logisch wat we willen? Matchen we met elkaar?” Dat blijkt zo te zijn. Voor Wouter is deze casus een mooi voorbeeld dat je als mkb’er juist heel goed met de nu bestaande pakketten en middelen flinke verbeteringen kunt realiseren bij het automatiseren van je financiële processen. Zonder dat je daarvoor kostbare en tijdrovende implementatietrajecten nodig hebt.

“De belangrijke vraag die we aan ondernemers altijd stellen is: waar wil je naartoe? Want je kan hele uitgebreide koppelingen maken, maar dat zorgt voor een onnodig ingewikkelde administratie. Een gemiddelde mkb-onderneming zit daar niet op te wachten”, weet de IT-specialist.

“Ik had een heel wensenlijstje. Daarin ben ik echt goed ondersteund om de juiste keuzes te maken en te kijken: welke bedrijven en partijen zijn er, welke platforms? Welke regelgeving geldt er, wat is daarin handig en belangrijk? Op die manier hebben we gezamenlijk het pakket vastgesteld”, vertelt de operations manager van Telva.

“En het werkt fantastisch! We hadden iemand die 28 uur per week bezig was met de administratie, nu kost de administratie nog maar een uur per week. Waardoor deze collega zich met andere werkzaamheden binnen de onderneming bezig kan bezighouden.”

De toegevoegde waarde voor Telva zit in de persoonlijke service en kwaliteit, en de expertise van iemand die zowel kennis heeft van financiën als wat er mogelijk is binnen het IT-landschap. “Die combinatie is echt heel waardevol”, zegt Marvin over de ondersteuning die hij heeft gekregen en nog steeds krijgt. “Ik vind ontzorgen altijd een beetje een jeukwoord, maar ik ben echt ontzorgd door Moore MKW.”

Moore MKW zorgt ervoor dat de volgende resultaten worden behaald bij Telva:

• Inrichten van een compleet nieuwe financiële administratie voor Telva in Exact Online, zodat alles goed staat in de basis.
• De inrichting van Exact Online gebeurt in eerste instantie als ‘schaduwadministratie’ naast de bestaande administratie, zodat op het moment dat alles goed staat in Exact, de stekker uit het oude systeem kan worden getrokken en de nieuwe financiële administratie staat.
• Er worden koppelingen gelegd van Exact Online naar het nieuwe KMS, Kleding- en Management Systeem, voor de inkoop- en verkoop van bedrijfskleding. Zodat de financiële administratie gebruik kan maken van de data uit het KMS en extra handmatige administratieve handelingen overbodig worden.
• De nieuwe financiële administratie is vanaf ieder device en vanaf iedere werkplek 24 uur per dag en zeven dag in de week bereikbaar, waardoor het makkelijk is om altijd en overal inzicht te hebben in actuele stuurinformatie.
• Cijfers en actuele stuurinformatie is snel en eenvoudig in te zien en rapporten zijn moeiteloos uit te draaien, waardoor meer en beter inzicht ontstaat.
• Door automatisering zijn de daarbij behorende werkzaamheden zodanig vereenvoudigd dat dit in de dagelijkste praktijk tijdsbesparing oplevert.
• Moore MKW kan als accountant meekijken en adviseren over het verder optimaliseren van de administratie en verder kansen om te automatiseren. De lijntjes zijn daarbij kort en er is veel ruimte voor persoonlijke aandacht en communicatie.

Marvin (Telva) is blij dat hij met de keuze voor Moore MKW heeft geïnvesteerd in persoonlijke service en ondersteuning van een specialist als Wouter en andere collega’s bij Moore MKW. “Als ik een boekhoudprogramma als Exact Online of Snelstart rechtstreeks had benaderen, dan had ik waarschijnlijk een inlog en een plug-in gekregen met de boodschap: succes ermee. Dan had ik niet willen weten hoe dat was afgelopen. Ik weet zeker dat we dan als Telva een heel groot probleem hadden gehad.”

Zijn les is: “Investeer in kwaliteit, dat krijg je echt terug. Laat je dus in eerste instantie niet afschrikken door de prijs, want je verdient dat dubbel en dwars terug. Je wordt echt gezien, echt gehoord, echt geholpen. Je wordt niet door iemand met een kluitje in het riet gestuurd of moet drie kwartier wachten bij een helpdesk, je hebt gewoon iemands nummer en de lijntjes zijn kort.”

Wouter vult aan dat de oplossingen soms relatief eenvoudig kunnen zijn voor mkb’ers. “Er zijn inmiddels zo veel opties, die redelijk plug-and-play zijn. Ik denk dat ik dat iedere ondernemer zou aanraden: trek eens een uurtje uit om koffie te drinken met een specialist om te kijken: wat doe je nu en wat zou je anders kunnen doen?”