HR- en salarisadministratie: de voordelen van digitale personeelsdossiers

Bij het structureren van je HR- en salarisadministratie is het cruciaal om de juiste prioriteiten te stellen. Of het nu gaat om de toegankelijkheid van personeelsdata, het verzamelen van gegevens van nieuwe medewerkers of het registreren van verlofdagen. Door het invoeren, verwerken én vernietigen van personeelsgegevens professioneler te organiseren, beperk je als ondernemer administratieve rompslomp tot het minimum.

Denk bij de juiste prioriteiten stellen aan de voordelen van het werken met digitale personeelsdossiers. Elk dossier is gekoppeld aan een automatische bewaar-en vernietigingstermijn. Volgens de AVG-wetgeving (algemene verordening gegevensbescherming) een belangrijke reden om te gaan werken met digitale personeelsdossiers. Het grote voordeel van een goed online personeelsdossier is dat je niet meer zelf hoeft stil te staan bij de vraag hoe lang je de gegevens van oud-medewerkers moet bewaren.

Andere voordelen zijn:

• de betere beschikbaarheid en zichtbaarheid van dossiers;
• alles staat veilig en gestructureerd opgeslagen;
• je bent niet meer afhankelijk van waar een document in de kast ligt;
• vernietigingstermijnen worden automatisch bewaakt;
• je bepaalt zelf welk dossier voor wie zichtbaar is. De autorisatie kan dus op maat afgestemd worden;
• je kan documenten zoals arbeidsovereenkomsten of salarisbrieven automatisch genereren en deze digitaal ondertekenen;
• bovendien heb je onbeperkt een beveiligde opslagruimte.

Conny Helemigh, HR Business Partner bij TeekensKarstens Advocaten B.V., herkent die voordelen. Juist door deze voordelen besloot TeekensKarstens Advocaten over te stappen naar digitale dossiers. Deze zijn nu op één plek gewaarborgd en met alle opties die het systeem kent, is het werken in de dossiers een stuk makkelijker en efficiënter geworden.”

De overweging voor TeekensKarstens Advocatenwas voornamelijk de AVG-wetgeving, maar ook efficiëntie. Tevens is het hebben van een gedegen verlofadministratie ook zeer belangrijk voor zowel werknemer als werkgever.

Voor de werknemer is het belangrijk om een goede werk-privé balans te hebben. Als de werkgever in de verlofadministratie signaleert dat er (te) weinig vakantiedagen worden opgenomen, dan zou diegene de werknemer daar op kunnen wijzen en vragen om wat meer vrije tijd te plannen. Hiermee zou uitval door overbelasting of werkdruk kunnen worden voorkomen.

Verder heeft het systeem een beoordelingsmodule waardoor je goed de ontwikkelingen van de medewerker kan volgen en eerder kan signaleren of het wel/niet goed gaat met diegene.

Effect Corona op digitalisering van HR- en salarisadministratie

De coronacrisis heeft zeker een gunstig effect gehad op de digitalisering van HR- en salarisadministratie. Door het vele thuiswerken moest er heen en weer gesleept worden met ordners. En waar heb ik toch dat ene document opgeborgen? Veel werkgevers zijn hierdoor het belang van goede digitale dossiervorming gaan inzien.

Alles transparant en bij de hand, is een term die wij bij Moore MKW vaak hebben laten vallen tijdens de vele telefoongesprekken. Ook ‘veilig’ thuiswerken kwam hierdoor aan de orde. Zijn de gevoelige gegevens van werknemers voldoende beschermd? Wij hebben echt wel gemerkt dat tijdens de coronacrisis de hulpvraag om te gaan digitaliseren in versneld tempo steeds voorbij kwam. Het digitaliseren van personeelsdossiers biedt dus heel veel voordelen.

Het actuele verlofsaldo van jouw werknemers kan je altijd inzien als werkgever. Een digitale verlofmodule helpt een werkgever om altijd, via de kalender, het overzicht te behouden. Maar daarnaast kunnen medewerkers die inloggen ook meteen de status van verlofdagen en uitstaande aanvragen inzien.

Werkgevers verliezen vaak veel tijd aan de vrije tijd van werknemers. Die willen weten hoeveel vakantiedagen ze nog hebben, of je het mailtje met die aanvraag al hebt gezien en hoe de personeelsbezetting is. Door te werken met een digitale verlofmodule is dat verleden tijd. Dat betekent geen aanvragen meer via losse briefjes, per e-mail of whatsapp. Geen discussies meer over mondelinge toezeggingen.

Bij uitdiensttreding kan een collega, ondanks de maand opzegtermijn, snel vertrekken door het hoge aantal opgebouwde vakantiedagen op te nemen. De termijn om vervanging te zoeken, wordt hierdoor verkort. Ook is er geen ruimte voor een overdracht.

In het andere geval neemt men niet de vakantie-uren op en krijgt de werkgever onverwachts te maken met een hoge uitbetaling bij uitdiensttreding. Ook verlofrechten kennen een verjaringstermijn, dit kan worden ingericht in de HR- en salarisadministratie en daarmee voorkom je ophoping van vakantie-uren.

Ook handig: wanneer medewerkers uit dienst treden, kan een werkgever dankzij de applicatie precies zien welke bedrijfsmiddelen verstrekt zijn bij indiensttreding en welke weer ingenomen dienen te worden. Dit scheelt werkgevers enorm in de kosten.

De HR- en salarissoftware is zeer gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en efficiënt. Je navigeert heel makkelijk door het systeem. Onze software is voorzien van complete HR- modules. Het is makkelijk te koppelen aan andere systemen, waardoor je alles maar op één plek moet invoeren. Zelfs rapportages en dashboards kunnen met één druk op de knop uit het systeem gehaald worden.

Conny legt uit dat voor de nieuwe HR- en salarisadministratie bij haar advocatenkantoor de meeste tijd is gaan zitten in het overtuigen van haar werkgever. Het implementeren kan vrij snel als er al data aanwezig is. Denk aan digitale dossiers, papieren verlofregistraties en kernwaardes (hoeveel uren heeft iedereen).

Breed team van experts op gebied van personeel en salaris

Als Moore MKW hebben we verder van alle handelingen instructievideo’s waarin duidelijk stap voor stap alles uitgelegd wordt. Men kan zelf bepalen wanneer ze deze video’s zien en ze kunnen het zo vaak terugzien als ze willen. Daarnaast bezoeken wij de klant om alles nog eens goed uit te leggen als daar behoefte aan is.

Als de klant dat wil, kunnen we ook alles op het gebied van HR en salaris overnemen. Van werving & selectie, contracten, arbeidsconflicten tot ontslag. Het kan allemaal. Bij onze servicelijn Personeel en salaris ligt het accent zeker niet alleen op een correcte salarisspecificatie, maar juist op alles waar je als werkgever met personeel mee te maken krijgt.

Wij werken met een breed team van salaris- en personeelsadviseurs en diverse specialisten op het gebied van bijvoorbeeld loonheffing, HR of arbeidsrecht, er is dus altijd iemand met de benodigde vakkennis om jou te helpen met de vragen of dienstverlening die je nodig hebt.

Wij begeleiden ondernemers van het begin tot het einde in het proces naar online personeelsdossiers. Daarbij houden we steeds de focus op het optimaliseren van HR- en salarisadministraties en met speciale aandacht voor AVG-wet- en regelgeving.

We brengen eerst samen met de ondernemers de huidige situatie in kaart. Daarna maken we een plan van aanpak voor de specifieke situatie van de betreffende ondernemer en gaan wij maatwerk leveren. Wat wil de klant dat wij doen? En wat wil de klant zelf doen? Welke modules passen? De autorisatiematrix wordt op maat afgestemd, denk hierbij aan wat de werknemer mag zien. De klant bepaalt zelfs wat wij als providers mogen zien. Het is hun personeelssysteem.

Hoe wil de klant de verlofregistratie ingericht hebben, welke verstrekkingen zijn er bij het in dienst nemen van een medewerker? Nadat alles is ingericht, bezoeken wij de klant na een paar maanden weer. Wat is de ervaring tot nu toe, wat kan er beter, mist er nog iets? Uiteraard zijn wij tussendoor altijd bereikbaar voor vragen en houden wij de lijnen kort.