Hoe verantwoord je als zorgaanbieder maatschappelijke gelden?

Er gaat veel maatschappelijk geld om in de zorgsector. Om vast te kunnen stellen dat de maatschappelijke gelden goed zijn ingezet, moeten zorgaanbieders jaarlijks zorgen voor een actieve verantwoording. Waar moeten zorgaanbieders rekening houden bij die verantwoordingen? In februari 2022 gingen we hierover in gesprek met Arjen ter Horst, hij is als accountant binnen Moore MKW gespecialiseerd in de zorgsector en Rob Buis. Rob is voorzitter Raad van Bestuur bij Zorgcoöperatie Klaver4you.
Maatschappelijke gelden

Verantwoordingen en aandachtspunten in de zorg

In de media lezen we vaak dat zorguitgaven de pan uit rijzen. Berichten over gemeenten die kampen met tekorten in het sociaal domein zien we ook regelmatig. En dan hebben we natuurlijk nog de zogenoemde ‘zorgcowboys’, die volgens de mediaberichten veel gelden uit de zorg besteden aan andere zaken dan de zorg.

Dit zijn duidelijke signalen dat er veel maatschappelijk geld omgaat in de zorgsector. Zorgondernemingen werken met deze maatschappelijke gelden. De instanties die deze zorggelden beschikbaar stellen, verwachten dat dit op een goede en efficiënte wijze ingezet wordt voor het doel: het leveren van passende zorg.

Drie soorten verantwoording

Om vast te stellen of de maatschappelijke gelden ook goed ingezet worden, doen deze instanties uiteraard zelf diverse tussentijdse controles, maar ook verwachten ze een jaarlijkse actieve verantwoording van de zorgaanbieders zelf. Deze verantwoordingen zijn in verschillende onderdelen op te delen. Volgens accountant Arjen ter Horst gaat het daarbij om de volgende drie onderdelen:

  1. Een productieverantwoordingen richting gemeenten
  2. Nacalculatie voor WLZ-aanbieders richting zorgkantoor;
  3. Omzetverantwoordingen richting het ministerie van VWS.

Al deze verantwoordingen komen feitelijk op hetzelfde neer: vastgesteld moet worden dat de zorggelden besteed zijn voor het doel waarvoor deze beschikbaar zijn gesteld. Blijkt dit te veel of te weinig te zijn, dan volgt er een afrekening.

Zorggelden voor de zorg: hoe registreer je dat?

Het vaststellen hiervan is uiteraard een mooie uitdaging voor de accountants van Moore MKW, want wij zijn er niet bij als de zorg geleverd wordt. Wij moeten dit dus vaststellen aan de hand van de administratieve processen en registraties van de betreffende zorgaanbieder.

Een goede en duidelijke zorgregistratie door de zorgmedewerkers is dan ook van belang. Vaak wordt dit in een zorgregistratiesysteem bijgehouden. Dat begint met een afspraak welke zorg geleverd wordt en tegen welke tarieven. Dit is een beschikking of indicatie. Daarnaast moet uit de geregistreerde zorgtijd per cliënt blijken dat de zorg geregistreerd is. Helaas gaat dit wel eens fout. Vooral bij startende zorgaanbieders die vanuit een passie voor de zorg zijn gestart. Zij richten zich volledig op de zorg en dan blijft registratie nog wel eens achter.

Voorbereiding is belangrijk voor verantwoordingen

Je verantwoordingen doen is een behoorlijke klus, waarbij voorbereiding en planning van de verschillende werkzaamheden zeker van belang is. De zorgaanbieder registreert de zorg gedurende het jaar en zal op basis van deze registraties een totaaloverzicht over het hele jaar kunnen weergeven. Dit totaaloverzicht is de basis van de verantwoordingen.

Ieder jaar zijn er verschillende deadlines om in beeld te houden, zodat alle partijen in de zorgketen een en ander tijdig kunnen afronden. De adviseurs van Moore MKW kunnen je precies vertellen wanneer deze deadlines zijn en je helpen bij het tijdig verzorgen van alles wat daarbij komt kijken.

Klaver4you, verantwoording in de praktijk

Rob Buis weet als voorzitter Raad van Bestuur bij Zorgcoöperatie Klaver4you wat het in de praktijk betekent om zorggelden te verantwoorden. Zorgcoöperatie Klaver4you is een samenwerkingsverband van zorgaanbieders in Oost-Nederland.

Inmiddels ondersteunt zij tientallen zorgaanbieders in de regio en faciliteert zij de zorg van ruim 900 cliënten. Als laatste is Klaver4you altijd bezig met het waarborgen en doorontwikkelen van kwalitatief goede zorg. Dat doen zij door voorlichting, kennisdeling en controle. Hieronder vallen drie onderdelen:

  • Contractering / aanbestedingen
    Leden verlenen de zorg. De coöperatie zorgt voor de randvoorwaarden voor de leden. Er ligt druk op het binnenkrijgen van contracten
  • Kennisdelen
    Hieronder vallen trainingen en netwerkbijeenkomsten.
  • Back-office (shared servicecenter)
    De coöperatie regelt de administratie, zodat de zorginstellingen zich bezig kunnen houden met de zorg.

Aan het einde van het jaar komt de account langs om het geheel te controleren en gaat er een strik om voor de nacalculatie.

De jaarlijkse verantwoordingen

Als zorgcoöperatie is verantwoording van geldstromen niet je primaire doel. Dit geldt ook voor de verpleegkundige aan je bed. Die houdt ook niet van alle administratie en overhead eromheen. Je bent er enorm druk mee, weet Rob Buis. Het kan aanvoelen als controle vanuit wantrouwen. Eerder is al gezegd dat er veel maatschappelijk geld omgaat in de zorgsector. Om vast te kunnen stellen dat de maatschappelijke gelden goed ingezet worden door zorgaanbieders, moeten zij zorgen voor een jaarlijkse actieve verantwoording hiervan.

Meerdere soorten verantwoordingen

Naast de verantwoording van geleverde zorg hebben zorgondernemingen met meerdere soorten verantwoording te maken. Arjen ter Horst bracht deze in beeld.

  • Financiële productieverantwoording
  • (geconsolideerde) jaarverslaggeving
    • Jaarrekening of jaarstukken
    • Overige gegevens in de zin van artikel 392 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek
    • Kasstromenoverzicht
    • Accountantsverklaring van een onafhankelijke accountant
  • Jaarverantwoording zorg (DigiMV)
  • WNT-verantwoording

Zorgondernemingen moeten net als andere ondernemingen een jaarrekening opmaken, waarin de resultaten over het jaar overzichtelijk worden weergegeven. Ook belastingaangiften zijn voor zorgondernemers vaak aan de orde.

In zoverre niet anders dan andere ondernemingen of ondernemers in andere branches. Wel is van belang dat de jaarrekeningen enkele specifieke aspecten hebben, vanwege de transparantie in de zorg. Dit is afhankelijk van de soort zorg die de zorgonderneming levert.

WTZi-erkenning

Een zorgonderneming kon tot 31 december 2021 een WTZi-erkenning aanvragen. Een WTZi-erkenning staat voor Wet toelating zorginstellingen. Vanaf 1 januari 2022 is hiervoor de wet toetreding zorgaanbieders voor in de plaats gekomen. Hierover later meer.

De WTZi-erkenning gaf de mogelijkheid om zorg onder de zorgverzekeringswet of Wet Langdurige Zorg te kunnen leveren, waardoor meer omzetmogelijkheden naar voren komen. Deze mogelijkheden brengen wel extra regelgeving met zich mee.

Is de erkenning noodzakelijk?

Als je als zorgonderneming deze omzetmogelijkheden niet nodig hebt, hoef je ook geen erkenning aan te vragen. Dit kan regelgeving en administratieve lasten voorkomen. Maar als een zorgonderneming zorg onder de Jeugdwet levert, wordt deze regelgeving alsnog van kracht voor deze zorgonderneming.

Onder de WTZI-regelgeving is een vast model voor de jaarrekening beschikbaar. Dit model is in basis vergelijkbaar met het jaarrekeningmodel dat normaal gebruikt wordt, maar geeft enkele extra/afwijkende toelichtingen van bijvoorbeeld onderhanden trajecten en bijvoorbeeld financiering WLZ .

Welke accountantsverklaring nodig in de zorg?

Beoordelingsopdracht

Een beoordelingsopdracht is een zwaardere opdracht, waarbij de accountant de processen van de zorgonderneming dieper moet beoordelen. Hoewel iedereen er altijd vanuit gaat dat de processen goed zijn ingericht, zullen deze werkzaamheden meer tijd van de zorgonderneming en van de accountant vergen.

Naast de beoordelingsopdracht kan ook eventueel verplichte consolidatie aan de orde komen, waarbij de zorgonderneming andere verbonden ondernemingen in een structuur consolideren in de jaarrekening van de zorgonderneming.

Beoordelingsopdracht niet voor iedere zorginstelling nodig

Een beoordelingsopdracht is niet noodzakelijk voor iedereen. Alleen voor zorgondernemingen met verbonden ondernemingen, waarbij het bestuur hetzelfde is en er onderlinge verhoudingen zijn. Dat kan eventueel ook gelden voor een B.V. met een stichting. De achterliggende gedachte hiervan lichten we hieronder toe.

De verantwoording in de jaarrekening van zorgondernemingen moet transparant zijn. Het moet dus duidelijk zijn waar de maatschappelijke gelden aan besteed worden. Er is veel te doen over de zogenoemde ‘zorgcowboys’ waar gelden besteed worden voor andere doelen dan de zorg.

De zorgondernemingen die aangemerkt worden als zorgcowboys hebben vaak een constructie die bijvoorbeeld op ogenschijnlijke legale wijze mensen inhuurt of diensten inkoopt bij andere partijen. Althans dat lijken ander partijen te zijn. Op deze manier kunnen gelden buiten het zicht van de transparante verantwoording gebracht worden. Door de consolidatieplicht blijven de gelden echter wel in beeld.

Wanneer is welke accountantsverklaring van toepassing?

  • Omvang
  • Micro-entiteit
  • Kleine entiteit
  • Grote entiteit
  • Zorginstelling
  • -
  • Beoordelingsverklaring
  • Controleverklaring
  • Regionale Ambulancevoorziening
  • Controleverklaring
  • Controleverklaring
  • Controleverklaring
  • Jeugdhulpaanbieder
  • -
  • Beoordelingsverklaring
  • Controleverklaring
  • Gecertificeerde instelling
  • Samenstellingsverklaring
  • -
  • Controleverklaring

Transparantie in de jaarrekening

Bij de KvK moeten bepaalde ondernemingen de jaarrekening of een beperkte variant daarvan deponeren. Op deze wijze worden gegevens over een onderneming openbaar. Als een zorgonderneming onder de WTZi-regelgeving valt, dan is deze verplicht om afhankelijk van de omvang van de organisatie een volledige of beperkte verantwoording af te leggen bij het ministerie op jaarverslagenzorg.nl. Deze verantwoording is een digitaal formulier met diepgaande vragen over de organisatie, personeel en toezicht.

Daarnaast moet de zorgonderneming de cijfers uit de jaarrekening opnemen in het digitale formulier. Het digitale formulier wordt openbaar en inzichtelijk voor iedereen. Ook de complete jaarrekening en verklaring van de accountant moeten hieraan toegevoegd worden. Hiermee wordt alles uit de jaarrekening inzichtelijk voor de buitenwereld.

Van belang is dan ook dat in de jaarrekening alleen de verplichte en van belang zijnde gegevens opgenomen worden. Alle overige toelichting die voor het bestuur of management wel van belang is, moet je niet opnemen in de jaarrekening. Ook niet onbelangrijk is dat de gegevens die openbaar gemaakt worden, niet voorzien moeten zijn van handtekeningen van het bestuur, management of accountant. Handtekeningen op internet kan makkelijk fraude tot gevolg hebben.

Voor wie geldt deze verplichting?

Deze verplichting gold in 2021 voor elke zorgonderneming die onder de WTZi-regelgeving valt. Het kan dus ook voor een kleine eenmanszaak of v.o.f. gelden, terwijl deze ondernemingen normaal niets hoeven te publiceren bij de KvK.

WTZa geldt vanaf 1 januari 2022

Onder de nieuwe regelgeving WTZa (Wet toetreding zorgaanbieders) die geldt vanaf 1 januari 2022 zijn alle zorgaanbieders verplicht tot openbaarmaking van gegevens. De Wtza kent drie onderdelen:

  • de meldplicht
  • de vergunningplicht
  • de eis van een onafhankelijk intern toezichthouder

Deze onderdelen hebben ieder hun eigen doelgroep. Met de Wtza krijgt de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) meer zicht op zorgaanbieders en hun kwaliteit van zorg. Daarnaast is het doel dat zorgaanbieders zich nog sterker bewust worden van de (kwaliteits-)eisen waaraan ze moeten voldoen.

Breder perspectief van de zorgbranche

Hoe kijkt onze accountant met zorg als specialisatie zorg naar het bredere perspectief van de zorgbranche? Hiervoor gebruikt Rob de Buis, voorzitter Raad van Bestuur bij Zorgcoöperatie Klaver4you de PEST-analyse. Deze analyse gaat in op: Politiek, Economisch, Sociaal en Techniek. Zo speelt ICT een steeds grotere rol en vinden mooie ontwikkelingen plaats.

Daarnaast de druk op de zorg, met name op financiën. Druk op tarieven. De CAO’s gaan omhoog. Veel politiek lawaai, salarissen moeten omhoog, maar de gaten worden enorm groot. Juridisch ligt veel druk op aanbestedingen. Tot slot is het op de arbeidsmarkt een groot drama om krachten te vinden.

Wet Normering Topinkomens (WNT)

De WNT is misschien beter bekend als de Balkenende-norm. Het maximale bedrag aan beloning dat een topfunctionaris in de publieke sector mag verdienen. Het doel van de WNT is om de maatschappelijke gelden passend in te zetten. De inspanningen en werkzaamheden van de topfunctionarissen moeten natuurlijk passend beloond worden. Door de WNT wordt deze beloning echter beperkt; afhankelijk van de situatie.

Bij zorgaanbieders geldt een puntensysteem gebaseerd op de soort zorg en het niveau. Hoe meer punten er vastgesteld worden, hoe hoger de beloning kan zijn. Ook wordt hiermee voorkomen dat zorgcowboys de zorgonderneming leeg trekken door zichzelf hoge beloningen toe te kennen. Een belangrijk onderdeel van de WNT is namelijk dat de gegevens van de topfunctionarissen openbaar gemaakt moeten worden.

Wie zijn deze topfunctionarissen?

De meest voor de hand liggende topfunctionarissen zijn de bestuurders en directeuren van de zorgaanbieder, maar ook de leden van de Raad van Toezicht vallen hieronder. Daarnaast kunnen managers en andere leidinggevende personen ook als topfunctionaris aangemerkt worden. Dit hangt uiteraard van de feitelijke situatie af.

Vrijstellingen en uitzonderingen voor de WNT

Zoals eerder al genoemd zijn er vrijstellingen voor organisaties, zoals eenmanszaken, maatschappen en de v.o.f.. Ook werkzaamheden van o.a. een medisch specialist, arts of tandarts vallen niet onder de WNT. Tot slot hoeven organisaties die een loonsom tot €160k hebben geen WNT-verantwoording op te maken.

Samen spreken over jouw situatie?

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen over de verantwoording die jij moet afleggen? Of wil je in een persoonlijk gesprek je eigen situatie eens bespreken? Neem dan contact met ons op, in een gratis consultmoment kun je kennismaken met onze adviseurs en je vragen voorleggen.

Neem contact op

Contact

Arjen ter Horst
Arjen ter Horst AA

Accountant accountancy

+31 (0)88 2021 518

Deel dit artikel