Moore MKW zet digitale tools in voor jaarrekeningen en rapportages HCDO

De huisartsen in de regio rond Deventer werken samen in de HCDO. De coöperatie ondersteunt en organiseert de huisartsenzorg in de regio. Dit brengt een diversiteit aan activiteiten met zich mee waarbij de verschillende activiteiten ondergebracht zijn in aparte vennootschappen.

“Eén van de activiteiten is de huisartsenpost voor de avond-, nacht- en weekenddiensten in de regio, maar we werken ook samen op het gebied van ketenzorg, denk daarbij aan de zorg rondom diabetes, hartfalen en COPD/Astma”, legt Ida Bielderman uit. “Wij zorgen voor kwaliteit en ondersteuning en organiseren bijvoorbeeld de scholing voor huisartsen en hun medewerkers.”

HCDO, voor de wet controleplichtig, heeft een aantal jaren met een externe partij gewerkt die de acht jaarrekeningen samenstelde. Omdat je hierbij te maken hebt met strakke deadlines, ontstond bij HCDO de behoefte om meer grip te hebben op dit onderdeel van het proces. “We wilden het graag weer in eigen hand hebben”, zegt controller Ida Bielderman.

HCDO zocht contact met Moore MKW (voorheen KroeseWevers) met de vraag welke tools ze kunnen inzetten om zelf de jaarrekeningen te kunnen samenstellen. De vraag is ook of en hoe HCDO op uniforme wijze kwartaalrapportages kan opleveren vanuit de verschillende vennootschappen.

“Als elke vennootschap zijn eigen administratie heeft dan is de vraag: hoe krijg je dat gestroomlijnd, zodat je bovenin kunt sturen op kengetallen? En hoe kan elke vennootschap op uniforme wijze rapporteren”, vatten Rob Mulder en Ivo Klein Holkenborg van Moore MKW de vraag van HCDO samen.

Ivo Klein Holkenborg gaat als relatiebeheerder en IT-specialist op zoek naar tools die aansluiten bij het bestaande boekhoudsysteem Accountview. Omdat HCDO als zorgorganisatie aan specifieke wet- en regelgeving en verslaggevingseisen van de NZA (Nederlandse Zorg Autoriteit) moet voldoen, kan niet zomaar iedere software gekoppeld worden.

“We hebben hier als Moore MKW (voorheen KroeseWevers) over meegedacht, want er is ontzettend veel programmatuur op de markt, maar het moet natuurlijk wel aansluiten bij wat een organisatie nodig heeft.” Moore MKW is met de kennis over IT én accountancy ‘de spin in het web’ bij de zoektocht naar de best passende programmatuur voor HCDO. Uiteindelijk valt de keuze op Speedbooks, een Excel-gedreven softwareprogramma.

Nadat de keuze voor het softwareprogramma was gemaakt, heeft Moore MKW ondersteunt bij de inrichting van het nieuwe systeem. Ivo Klein Holkenborg heeft zes dagen nodig gehad om alles in te richten en te koppelen, maar ook om te testen of de data die uit het bestaande administratiesysteem Accountview gebruikt kan worden om vervolgens in Speedbooks de jaarrekeningen te maken.

“Natuurlijk kom je dan dingen tegen. Ik heb bijvoorbeeld wat extra journaalposten moeten maken om te zorgen dat alles goed aansluit”, vertelt Ivo Klein Holkenborg. Daarna is hij ‘onderaan de organisatiestructuur begonnen’ en heeft voor alle vennootschappen de rapportagetool zo ingericht dat er sjablonen liggen waarbij de cijfers één op één ingelezen kunnen worden.

Ida Bielderman kijkt als controller terug op een prettige samenwerking. “Het was ontzettend fijn om met Ivo samen te werken. Qua tijd en qua kennis had ik dit zelf niet voor elkaar gekregen. Ivo heeft alles netjes ingericht en zaken uitgelegd. En wat ook heel prettig is, is dat ik altijd even kan bellen als ik me afvraag: hoe zit dat ook alweer?”

Voor de controller van HCDO is de meerwaarde dat ze nu weer zelf regie kan houden over het tijdig opstellen van de jaarrekeningen en management rapportages. “We maken nu intern een planning en wanneer iets af moet kan ik dat zelf bewaken.”

Moore MKW ging met HCDO voor het programma Speedbooks. Uiteindelijk levert het koppelen en inrichten van de verschillende administraties HCDO het volgende op:

• Het vinden van passende (online) programmatuur, die geschikt is voor de specifieke wet- en regelgeving en de regels rondom verslaglegging in de zorg.
• Implementatie en koppeling van Speedbooks voor de administraties van de acht vennootschappen, zodat HCDO zelf haar jaarrekeningen kan opmaken en niet langer afhankelijk is van externe partijen.
• Een naadloze administratieve aansluiting tussen de oude en de nieuwe situatie, waarbij Moore MKW haar kennis op het gebied van IT, accountancy en audit inzet.
• Het ontwikkelen van sjablonen in Speedbooks waarmee HCDO voor alle vennootschappen op uniformele wijze kwartaalcijfers kan presenteren.
• Training en coaching on the job om te zorgen dat de collega’s van HCDO de programmatuur goed leren kennen en beheersen, zodat ze zelfstandig de jaarrekeningen en de kwartaalrapportages kunnen samenstellen.

Terugkijkend op het proces is het HCDO heel erg meegevallen. “Het was voor ons als organisatie spannend om de jaarrekeningen zelf te gaan doen, dat is toch een hele verantwoordelijkheid. Maar we zitten er nu bovenop en hebben ook ontzettend veel geleerd tijdens dit proces”, vertelt Ida Bielderman.

Volgens haar is het een misvatting om te denken dat alles nu met één druk op de knop geregeld is. “De controle blijft, we kijken natuurlijk altijd: staan de gegevens die ingelezen worden wel goed? En ook het analyseren van cijfers blijft. Zeker omdat we acht verschillende vennootschappen hebben, blijft het mensenwerk om te kijken of er bijvoorbeeld geen kosten op de verkeerde vennootschappen zijn verantwoord.”

Met de tool die er is, kan HCDO nu sneller en uniforme rapportages maken. “Visueel ziet het er allemaal net wat anders uit en ik merk dat onze RvC het fijn vindt als ze groene vinkjes zien staan”, vertelt de controller.