Moore MKW optimaliseert inzicht in bedrijfsresultaten MailStreet met digitale dashboards

Verzekeringenspolissen, pensioenoverzichten, menukaarten: “We maken persoonlijke communicatie”, legt Lammert van Keulen uit. “Stel dat jij je box met eten krijgt van HelloFresh, dan zitten daar de menu’s in met de keuzes die jij die week hebt gemaakt. In andere boxen zitten andere menu’s. We maken al onze communicatie persoonlijk, daarin onderscheiden we ons van drukkerijen.”

MailStreet heeft zich daarmee in de afgelopen jaren succesvol gepositioneerd in de markt. “Na een tijd van wisselende rendementen, brak er een periode van forse groei aan”, vertelt Rob Mulder, accountant bij Moore MKW. “De vraag die daarbij ontstond was: hoe bewaak je de onderneming en haar processen in tijden van enorme groei?”

De lijnen in het bedrijf waren altijd kort en de directie van MailStreet stuurde meer op gevoel, dan op harde cijfers en KPI’s. Dat ging altijd prima, vertelt Lammert van Keulen van MailStreet. “Maar de afgelopen twee jaar zijn we gegroeid van 40 naar 70 mensen en onze omzetstijging was ongeveer 200 procent.

Dat betekent dat je er iedere week nieuwe mensen bij krijgt, dat er een nieuwe managementlaag ontstaat en je niet even snel meer een prijs door kunt geven voor een groot project of zomaar een besluit nemen. Er werden opeens andere dingen van ons gevraagd als management.” MailStreet is lean gaan werken en besloot ook de financiële processen verder te digitaliseren en te automatiseren zodat meer inzicht en overzicht ontstaat.

Moore MKW is volgens accountant Rob Mulder ‘in het jaar, aan het jaar’ gaan werken. “Veel bedrijven zien pas bij het bespreken van de jaarrekening wat het resultaat gaat worden. Bij MailStreet werkten we al met managementrapportages per kwartaal op basis van Excel-sheets. Nu ze hun processen verder hebben gedigitaliseerd en geautomatiseerd, hebben ze dagelijks inzicht in de performance ”, legt Rob Mulder uit.

In de praktijk betekent dit dat Lammert van Keulen een app heeft op zijn telefoon waarmee hij realtime kan checken hoe het staat met onder andere de omzet. “Voordat ik in mijn auto stap, check ik nog even mijn app en weet ik de omzet van die dag. In het verleden bespraken we dat eens per drie maanden. Ik wist wel hoe druk we het hadden, maar wat de omzet was? Geen idee.

Als ik wilde weten wie onze grootste leveranciers waren, moest ik naar de administratie lopen om te vragen om dat uit te draaien. Nu heb ik dagelijks alle cijfers en overige relevante informatie actueel en paraat. Omzetcijfers, omzetten per klant, inkoop leveranciers, rendement, en waar nodig afgezet tegen de begroting en voorgaand jaar. Ik weet zelfs op welk moment we in de maand break-even draaien.”

Moore MKW ging met MailStreet aan de slag en koos voor dashboarding met Power BI. Power BI is een interactieve tool voor het ontsluiten, combineren en visualiseren van data. Met Power BI kunnen verschillende soorten bedrijfsgegevens gecombineerd worden in een visueel dashboard dat managementinformatie weergeeft.

Omdat elk bedrijf anders is, is het inrichten van deze dashboards altijd maatwerk. “We kunnen heel veel KPI’s aanmaken in zo’n dashboard, maar het gaat er om dat je als onderneming KPI’s definieert waar je ook echt op gaat sturen”, zegt Rob Mulder. Uiteindelijk levert het automatiseren en digitaliseren MailStreet het volgende op:

• Realtime inzicht in financiële gegevens die belangrijke stuurinformatie bevatten, zoals omzetcijfers, omzetten per klant, inkoopcijfers per leverancier, rendement en brutomarges per product of project, waardoor ook duidelijk is op welk moment het bedrijf break-even draait.
• Naast financiële processen is ook een dashboard gemaakt om bedrijfsprocessen in de productie te monitoren. Hierdoor is inzicht ontstaan in storingspercentages van bepaalde machines bij bepaalde producten. “Uit de statistieken weten we nu op welke delen van de machines we preventief onderhoud moeten plegen”, geeft Lammert van Keulen als voorbeeld. Uiteindelijk leidt dit tot een productiviteitsstijging.
• De inzichten helpen volgens MailStreet bij de cultuuromslag die op dit moment plaatsvindt in het bedrijf.
• Door het inzicht ontstaan op de werkvloer nieuwe ideeën en andere gesprekken op basis van harde data en cijfers. Hierdoor kunnen betere en scherpere besluiten worden genomen die zorgen voor efficiëntere productie en betere dienstverlening.
• Er zijn plannen om meer processen te digitaliseren en automatiseren. Zo wil MailStreet pijplijnomzetten en klanttevredenheid gaan toevoegen aan de dashboards. Ook de afdeling HR werkt aan een dashboard waarin ziekteverzuimcijfers en andere KPI’s gerelateerd aan HR te zien zijn.

Als Lammert van Keulen terugkijkt op het proces dan had hij niet kunnen voorzien wat het digitaliseren en automatiseren van de processen zou opleveren voor MailStreet. “Je weet als bedrijf niet direct wat de besparingskansen kunnen zijn als je hieraan begint. Moore MKW heeft goed aangevoeld dat wij een partij zijn om dit soort stappen te maken. Wij stonden hier ook echt voor open.”

Volgens de managing partner van MailStreet is een belangrijke les geweest om niet te veel KPI’s te willen opstellen. “Mijn tip voor andere ondernemingen is echt: denk goed na wat je nodig hebt om je bedrijf beter te maken. Je hebt echt geen 20 KPI’s nodig. Wat doet er echt toe in jouw bedrijf, wat is je belangrijkste doelstelling?”

Een andere tip is om deze stap naar digitalisering en automatisering te zien als een project. “Iemand moet hier eigenaar van zijn en je moet een afbakening hebben van wat je precies wilt bereiken. Anders wordt zo’n project te groot.”