Renseigneringsverplichting 2025: voorkom verrassingen bij uitbetaalde bedragen aan derden

Voor wie geldt de renseigneringsverplichting?

De renseigneringsverplichting geldt voor inhoudingsplichtigen, zoals werkgevers, én voor niet-inhoudingsplichtigen die door de Belastingdienst zijn uitgenodigd om gegevens aan te leveren.
Concreet gaat het om betalingen aan natuurlijke personen voor:

verrichte werkzaamheden
geleverde diensten

Het maakt daarbij geen verschil of de betaling in geld plaatsvindt of in natura. Ook verstrekkingen met een waarde, zoals goederen of diensten als beloning, vallen onder deze verplichting.

Wanneer geldt de renseigneringsverplichting níet?

Niet alle betalingen hoef je te melden. De renseigneringsverplichting geldt niet voor:

betalingen aan werknemers, artiesten, beroepssporters of (buitenlandse) gezelschappen, zoals bedoeld in de Wet op de loonbelasting 1964
vergoedingen aan vrijwilligers in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964
betalingen op facturen waarop btw staat vermeld
vergoedingen voor auteursrechten of naburige rechten aan erfgerechtigden

Let op: in een aantal situaties geldt de renseigneringsverplichting juist wél. Dat is het geval wanneer:

de factuur is opgesteld met ‘btw verlegd’
sprake is van een btw-vrijstelling
de Kleineondernemersregeling (KOR) wordt toegepast

Juist deze uitzonderingen zorgen in de praktijk vaak voor twijfel.

Welke gegevens moet je aanleveren?

Je levert de gegevens digitaal aan via de gegevensportal van de Belastingdienst. Het gaat om:

naam, adres, BSN en geboortedatum van de ontvanger
het totaalbedrag dat in het kalenderjaar is uitbetaald, inclusief eventuele kostenvergoedingen
de datum of data van uitbetaling

Zonder een volledig BSN is aanleveren niet mogelijk. Verzamel en controleer deze gegevens daarom tijdig.

Wanneer moet je de gegevens aanleveren?

De in 2025 uitbetaalde bedragen aan derden moeten uiterlijk 31 januari 2026 worden aangeleverd via de gegevensportal van de Belastingdienst. Het verzamelen en controleren van de benodigde gegevens kost in de praktijk vaak meer tijd dan verwacht. Begin daarom tijdig met de voorbereiding.

Wat gebeurt er als je niet (op tijd) aanlevert?

Als je niet of niet volledig voldoet aan de renseigneringsverplichting, of te laat aanlevert, kan de Belastingdienst een boete opleggen. Ook herstel achteraf kost vaak extra tijd en afstemming.

Door tijdig te controleren of de renseigneringsverplichting voor jouw onderneming geldt, voorkom je onaangename verrassingen.

Meer weten over de renseigneringsverplichting?

Heb je vragen over de renseigneringsverplichting of wil je zeker weten dat je aan alle verplichtingen voldoet? Onze specialisten van team Loonheffingen ondersteunen je graag bij een juiste en tijdige aanlevering.