Maak jij al gebruik van de onbelaste vaste kostenvergoeding voor werknemers?

Een onbelaste vaste kostenvergoeding kan bestaan uit:

• (aangewezen) gerichte vrijstellingen; en
• intermediaire kosten

De wetgever heeft voor een aantal vergoedingen/verstrekkingen bepaald dat deze niet ten laste van de vrije ruimte komen.

Gerichte vrijstellingen

Dit geldt bijvoorbeeld voor maaltijden en consumpties onderweg en voor kosten van vakliteratuur. Dit zijn de genoemde gerichte vrijstellingen.

Let op! Gericht vrijgestelde vergoedingen moeten altijd worden aangewezen, ook indien deze onderdeel zijn van een onbelaste vaste kostenvergoeding!

Intermediaire kosten zijn kosten van de werkgever die werknemer voorschiet en op een later moment terug krijgt. Op het moment dat de werkgever de kosten vergoedt, is geen sprake van loon voor de werknemer. Voorbeeld van intermediaire kosten zijn de kosten voor externe representatie of de parkeerkosten van de auto van de zaak.

Een onbelaste vaste kostenvergoeding is slechts mogelijk indien de werkgever een kostenonderzoek heeft gedaan. Het onderzoek dient ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Om tot een voldoende onderbouwing te komen is een onderzoek van (minimaal) drie maanden vereist. Bij verschillende kostenvergoedingen voor verschillende functiegroepen zal per functiegroep een onderzoek gedaan moeten worden.

• Heeft de werkgever niet of niet een correct kostenonderzoek uitgevoerd? Dan is de gehele kostenvergoeding in principe loon. Mits aangewezen kan de vergoeding alsdan ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Bij een looncontrole van de Belastingdienst kan voornoemd loon niet alsnog achteraf worden aangewezen.
• Heeft de werkgever wél een correct kostenonderzoek uitgevoerd? Dan heeft de kostenvergoeding geen effect op de vrije ruimte.

Indien de werkgever op basis van bovenstaand kostenonderzoek besluit om een onbelaste vaste kostenvergoeding van € 115,- te geven aan haar werknemers blijft dit buiten de vrije ruimte voor de werkkostenregeling (WKR) . De werkgever dient de vergoeding voor maaltijden en consumpties onderweg wel aan te wijzen als gerichte vrijstelling.