Maak jij al gebruik van de onbelaste vaste kostenvergoeding voor werknemers?

Werkgevers hebben de mogelijkheid om een onbelaste, vaste kostenvergoeding te geven aan werknemers. Met een juiste toepassing van de wet- en regelgeving heeft een dergelijke kostenvergoeding geen effect op de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In dit artikel lees je wat de mogelijkheden zijn.
Onbelaste vaste kostenvergoeding voor werknemers - KroeseWevers Werkgeversdesk

Waaruit kan een onbelaste vaste kostenvergoeding bestaan?

Een onbelaste vaste kostenvergoeding kan bestaan uit:

  • (aangewezen) gerichte vrijstellingen; en
  • intermediaire kosten

De wetgever heeft voor een aantal vergoedingen/verstrekkingen bepaald dat deze niet ten laste van de vrije ruimte komen.

Gerichte vrijstellingen

Dit geldt bijvoorbeeld voor maaltijden en consumpties onderweg en voor kosten van vakliteratuur. Dit zijn de genoemde gerichte vrijstellingen.

Let op! Gericht vrijgestelde vergoedingen moeten altijd worden aangewezen, ook indien deze onderdeel zijn van een onbelaste vaste kostenvergoeding!

Intermediaire kosten zijn kosten van de werkgever die werknemer voorschiet en op een later moment terug krijgt. Op het moment dat de werkgever de kosten vergoedt, is geen sprake van loon voor de werknemer. Voorbeeld van intermediaire kosten zijn de kosten voor externe representatie of de parkeerkosten van de auto van de zaak.

Hoe wordt de vaste kostenvergoeding vastgelegd?

Een onbelaste vaste kostenvergoeding is slechts mogelijk indien de werkgever een kostenonderzoek heeft gedaan. Het onderzoek dient ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Om tot een voldoende onderbouwing te komen is een onderzoek van (minimaal) drie maanden vereist. Bij verschillende kostenvergoedingen voor verschillende functiegroepen zal per functiegroep een onderzoek gedaan moeten worden.

  • Heeft de werkgever niet of niet een correct kostenonderzoek uitgevoerd? Dan is de gehele kostenvergoeding in principe loon. Mits aangewezen kan de vergoeding alsdan ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Bij een looncontrole van de Belastingdienst kan voornoemd loon niet alsnog achteraf worden aangewezen.
  • Heeft de werkgever wél een correct kostenonderzoek uitgevoerd? Dan heeft de kostenvergoeding geen effect op de vrije ruimte.

Voorbeeld kostenonderzoek

Indien de werkgever op basis van bovenstaand kostenonderzoek besluit om een onbelaste vaste kostenvergoeding van € 115,- te geven aan haar werknemers blijft dit buiten de vrije ruimte voor de werkkostenregeling (WKR) . De werkgever dient de vergoeding voor maaltijden en consumpties onderweg wel aan te wijzen als gerichte vrijstelling.

  • Kosten
  • Maaltijden en consumpties onderweg
  • Parkeerkosten/waskosten leaseauto
  • Relatiegeschenken
  • Omvang
  • € 50
  • € 50
  • € 15
  • Gerichte vrijstelling
  • Ja
  • Nee
  • Nee
  • Intermediaire kosten
  • Nee
  • Ja
  • Ja
  • Aangewezen binnen WKR
  • Ja
  • Nee
  • Nee

Wil je meer informatie?

Bij Moore MKW kunnen wij jou helpen met het opzetten van een onbelaste, vaste kostenvergoeding voor jouw werknemers. Wij beschikken bijvoorbeeld over een sjabloon ‘kostenonderzoek’, waarmee jij eenvoudig een kostenonderzoek kunt uitvoeren. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te verkennen.

Neem contact op

Contact

Mr. Gerard Gelling
mr. Gerard Gelling

Loonheffingsspecialist

+31 (0)59 165 78 57

Michiel Geurds
Michiel Geurds

Belastingadviseur

+31 (0)31 437 48 56

Deel dit artikel