Regels vereenvoudigd voor fiets van de zaak én vaste reiskostenvergoeding

Werkgeversorganisaties hadden de staatssecretaris om verduidelijking gevraagd vanwege de vele vragen die in de praktijk ontstaan over de toekenning van een vaste reiskostenvergoeding aan medewerkers die (ook) een fiets van de zaak hebben.

Staatsecretaris van Rij komt aan de wensen van de praktijk tegemoet en staat een vereenvoudiging toe van de bewijslast bij het toekennen van een (vaste) reiskostenvergoeding als er daarnaast ook een fiets van de zaak ter beschikking wordt gesteld.

Met ingang van 1 januari 2020 geldt een forfaitaire waarderingsregel voor een ter beschikking gestelde fiets door de werkgever. Daarin is opgenomen dat de waarde van het privévoordeel van een ter beschikking gestelde fiets (op kalenderjaarbasis) wordt gesteld op 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets, verminderd met een eventuele bijdrage van de werknemer.

De wetgever meende met deze waarderingsregel de lastige berekening van het door de werknemer genoten privé voordeel van de ter beschikking gestelde fiets te vervangen.

Deze waarderingsregel zorgt er in de praktijk voor dat de administratieve lasten toenemen voor werkgevers die niet alleen een fiets van de zaak ter beschikking stellen, maar ook een onbelaste reiskostenvergoeding toekennen. Op dagen waarin de werknemer de fiets van de zaak voor zakelijke doeleinden (waaronder het woon-werk verkeer) gebruikt, mag er namelijk geen onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt.

Een vergoeding voor reiskosten mag op declaratiebasis worden gegeven, maar ook in de vorm van een vaste vergoeding. Voor de vaststelling van de vaste vergoeding in combinatie met een fiets van de zaak is nu de volgende methodiek vastgesteld die het eenvoudiger en minder administratief belastend maakt.

Er wordt aan werkgever en werknemer de mogelijkheid geboden om individueel afspraken te laten maken over hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen per week met de eigen auto wordt gereisd. Deze afspraken vormen vervolgens de basis voor de vaststelling van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Daarvoor dient aan twee voorwaarden te worden voldaan, namelijk:

• De afspraken zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemers, en;
• de afspraken hebben voldoende realiteitswaarde.

De vergoeding kan dan bijvoorbeeld als volgt worden vastgesteld:

• Je gaat uit van 214 werkdagen per jaar die je vervolgens vermenigvuldigt met het totaal aantal kilometers per dag. Het totaal aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldig je met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,21. De uitkomst hiervan deel je door 12.
• Als een werknemer bijvoorbeeld 2 dagen per week op de fiets komt en 3 dagen per week met de auto, vermenigvuldig je de uitkomst van de bovenstaande berekening met 3/5^e.