Internationaal zakendoen: tips en lessen van onze specialisten

Het is ontzettend uitdagend, spannend en stimulerend om over grenzen heen te kijken. Het is prachtig om een nieuwe markt te ontwikkelen en daarin als Moore MKW samen te mogen optrekken met de ondernemer. De ondernemers die naar het buitenland kijkeny, zijn natuurlijk ook vaak moedige en heel ondernemende mensen, heel aanstekelijk.

Wat internationale ondernemers volgens internationaal belastingadviseur Erwin Morriën nodig hebben, is ‘een open blik’ zodat ze de andere mores voor zich kunnen laten werken. In België of Duitsland zijn de regels en gebruiken al volledig anders dan in Nederland, daar moet je tegen kunnen, dat moet je leuk vinden. Dat geldt voor ondernemers en de collega’s bij Moore MKW.

Met Moore Global, het wereldwijde netwerk van specialisten, kan Moore MKW ondernemers bijna overal ter wereld fiscaal en administratief bijstaan, daar kunnen ze zeker van zijn. We zorgen dat er waar ook ter wereld collega’s klaar staan om hen te ontvangen. Om ze de zekerheid te geven dat ze zaken kunnen doen in het buitenland en dat ze zich geen zorgen hoeven te maken over fiscaliteit of administratieve vraagstukken en ze kunnen zich focussen op hun kracht, ondernemen.

Er zijn heel veel situaties mogelijk waarbij er door werknemers internationaal gewerkt wordt. En dat is sneller dan je denkt of in de gaten hebt. Denk maar aan de medewerker van een loodgietersbedrijf in de grensstreek die een reparatie net over de grens in Duitsland bij een klant moet uitvoeren of een medewerker die een cursus in Parijs moet volgen.

In die situatie wordt er al internationaal gewerkt. Het kan uiteraard ook gaan om een medewerker die voor 3 jaar naar China gaat om daar een nieuwe fabriek te bouwen of de Amerikaan die hier tijdelijk een vestiging draaiend moet krijgen.

Niet in alle situaties zal internationaal werken er voor zorgen dat een werkgever allerlei zaken voor zijn werknemers moet regelen. Maar als een medewerker voor langere tijd in het buitenland gaat werken, dan heb je de situatie dat mensen naar Nederland komen vanuit het buitenland of dat medewerkers vanuit Nederland naar het buitenland gaan. Hierbij moet je dan ook weer nagaan of mensen in of uit de EU of EER komen.

Het Verenigd Koninkrijk (VK) valt sinds de Brexit niet meer onder de EU en is niet zoals Zwitserland en Noorwegen aangesloten bij de EER. Voor inwoners uit het Verenigd Koninkrijk is het reizen en werken in de EU dus enorm bemoeilijkt.

Onderscheid tussen EU en EER

Het onderscheid tussen EU/EER is nodig om vast te stellen welke wetgeving en verdragen van toepassing zijn. Binnen de EU kunnen medewerkers vrij reizen, buiten de EU zijn vergunningen, ook wel visa nodig. Binnen de EU zijn er op een aantal gebieden zaken op Europees niveau geregeld. Buiten de EU zijn er individuele verdragen tussen landen van toepassing en soms zijn er helemaal geen afspraken gemaakt tussen landen. Dit moet je als ondernemer allemaal nagaan voordat je medewerkers internationaal laat werken.

Zoals aangegeven moeten we hierbij de groep onderscheiden in medewerkers met een EU-nationaliteit en medewerkers zonder EU-nationaliteit en hier vallen sinds de Brexit ook Engelsen onder. Als je uit de EU komt, dan hoef je je hier alleen te registreren en een BSN aan te vragen.

Afhankelijk van de situatie zal de werkgever de medewerker als ‘posted worker’ moeten aanmelden. De groep zonder EU-nationaliteit mag namelijk alleen fysiek in Nederland werkzaamheden verrichten als zij daarvoor een verblijfs- en/of tewerkstellingsvergunning voor heeft. Heeft een beoogd medewerker deze nog niet? Dan zul je deze als werkgever eerst moeten aanvragen bij de IND.

Wat is de IND ook al weer?

De IND is de immigratie- en naturalisatiedienst. Hier moeten medewerkers of werkgevers de vergunning aanvragen. Zonder een vergunning mag de medewerker niet werken en de aanvraagprocedure moet eerst volledig doorlopen zijn. Eerder mag de medewerker niet in Nederland werken.

Het is voor werkgevers mogelijk om de procedure bij de IND te versnellen als ze aangemerkt zijn als zogenoemd erkend referent. Echter, bij Moore MKW merken we in de praktijk dat het momenteel erg lang duurt voordat je als werkgever aangemerkt bent als erkend referent. Heb je eenmaal die status? Dan kunnen medewerkers wel aanzienlijk sneller bij je aan de slag.

Illegaal werken levert risico op hoge boetes

Laat je deze medewerker eerder werken zonder dat je beschikt over de benodigde vergunningen? Dan is dit illegaal en kan dit leiden tot hoge boetes. Ook voor de medewerker zelf blijft dit niet zonder belastingconsequenties. Er moet dan namelijk een zogenoemd anoniementarief op het loon worden ingehouden, waardoor de medewerker een aanzienlijk lager netto loon heeft. Wij adviseren dus om op tijd met de aanvraag te beginnen en om af te wachten totdat alle documenten op orde zijn.

We kennen zeker een belastingvoordeel voor medewerkers die vanuit het buitenland komen werken. Dit is de 30%-regeling. Dit is een regeling waarbij medewerkers die buiten Nederland zijn geworven een hogere kostenvergoeding krijgen en een deel van het salaris netto in plaats van bruto ontvangen. Om hiervoor in aanmerking te komen, gelden allerlei voorwaarden. Vanuit Moore MKW kunnen onze belastingadviseurs altijd nagaan of een medewerker hiervoor in aanmerking komt.

Verblijven je medewerkers lange tijd buiten Nederland? Ook dan maken we weer het onderscheid tussen medewerkers die binnen de EU verblijven en buiten de EU verblijven. Buiten de EU zullen de medewerkers doorgaans een verblijfs- en werkvisum nodig hebben. Zorg ook altijd dat dat op orde is voor je de medewerkers laat gaan.

Binnen de EU is een visum doorgaans niet nodig. Daarnaast is het raadzaam om bij iedere situatie waarin een medewerker in het buitenland gaat werken, dus ongeacht of het binnen of buiten de EU is, na te gaan of de werkzaamheden in het buitenland consequenties hebben voor de belastingheffing van de medewerker, het arbeidsrecht en de sociale zekerheid. Met name dat laatste punt zorgt ervoor dat werkgevers zich soms ook in onbedoelde situaties al moeten registreren in het buitenland.

Onder sociale zekerheid verstaan we de sociale verzekeringen. Zo kennen we in Nederland de volksverzekeringen waar de AOW onder valt en de werknemersverzekeringen voor bijvoorbeeld werkloosheid. Voor deze verzekeringen kent ieder land nog zijn eigen soort verzekeringen.

Er is in Europa een sociale zekerheidsverordening die voor alle lidstaten van toepassing is en in die verordening is geregeld in welk land je verzekerd bent voor je sociale zekerheid.

In die verordening is geregeld dat je altijd in één land verzekerd bent. Wij zien wel eens dat medewerkers ervoor kiezen om hun werk niet meer altijd vanuit Nederland uit te voeren, maar hun boeltje oppakken en bijvoorbeeld in Italië gaan wonen en vanuit daar nog hun werkzaamheden voor de Nederlandse werkgever online gaan verrichten. Als deze medewerker niet meer in Nederland woont maar in Italië, kan hij op basis van de verordening in Italië verzekerd zijn voor de sociale zekerheid.

De sociale verzekeringen bestaan in landen vaak uit een premie die door de werknemer betaald wordt en voor een deel dat door de werkgever betaald wordt. Denk in Nederland bijvoorbeeld aan de premie voor de AOW die geheel door de werknemer zelf betaald wordt, maar ook een werkgeverscomponent, zoals de premies werknemersverzekeringen die geheel bekostigd worden door werkgevers.

In Italië is ook een dergelijke situatie van toepassing. Als je dus als Nederlandse werkgever toestaat dat je medewerker verhuist naar Italië en daar gaat werken, dan kan dat ertoe leiden dat jij je eveneens als werkgever in Italië moet gaan registreren omdat je voor die medewerker geen Nederlandse maar Italiaanse premies moet gaan betalen.

Dit wordt soms te laat onderkend, zodat er ook geen weg terug meer is. Ga als werkgever daarom bij je adviseur te rade. Dan kunnen we soms nog zaken regelen, zeker in tijdelijke situaties dat een medewerker nog in Nederland sociaal verzekerd blijft. Dat scheelt je als werkgever heel veel gedoe achteraf.

Er kunnen tal van andere aandachtspunten zijn als er sprake is van internationaal werk. Dat hangt natuurlijk af van het land waar de medewerkers naar toe gaan. Er zal mogelijk onderdak geregeld moeten worden, er moeten werkafspraken gemaakt worden, er zullen salarisafspraken gemaakt moeten worden, de belastingheffing kan verdeeld zijn.

Heb je daar vragen over? Schroom dan niet om contact op te nemen, onze adviseurs hebben dagelijks met dit soort vragen te maken en kunnen je snel en vakkundig inzicht geven in aandachtspunten die in jouw persoonlijke situatie van belang zijn.

Cultuurtraining geven

Eén van de dingen die we soms adviseren, al hangt dat natuurlijk een beetje af van wat de situatie is voor de individuele medewerker, is om de medewerker vooraf al een cultuurtraining te geven. Als je linkshandig bent en je geeft in Japan je visitekaartje af met je linkerhand, dan word je daar heel raar aangeken, want dat is daar onrein. Daarnaast is het ook je werkgeversverantwoordelijkheid dat de medewerker die naar China gaat voor een lange tijd daar enigszins op voorbereid is en dat er opvang voor hem geregeld is.

De medewerker kan op de luchthaven al een probleem hebben met het aanhouden van een taxi als niemand daar Engels spreekt en hoe kan je van deze medewerker verwachten dat hij een treinkaartje koopt bij de automaat als hij zelf geen woord Chinees spreekt?

We vergeten vaak dat de Nederlandse Belastingdienst een heel open belastingdienst is, waarmee normaalgesproken goed te overleggen is. Dat is in heel veel landen totaal anders. Het is dan ook heel belangrijk om klanten daarin mee te nemen. Nederlandse bedrijven die over de grens zaken willen doen, verwachten eenzelfde opstelling van de Belastingdienst als in Nederland. Die ondernemers kunnen daarin teleurgesteld worden. Zo moet je in Spanje bijvoorbeeld, wil je bezwaar maken tegen een aanslag, eerst de aanslag betalen. Dat is in Nederland ondenkbaar.

Een A1-verklaring (certificate of coverage) heb je nodig als je tijdelijk in het buitenland gaat werken, maar in Nederland verzekerd wilt blijven voor werkloosheid, ziekte en arbeidsongeschiktheid. Het formulier is het bewijs dat je in Nederland verzekerd bent.

Het goede van de A1-verklaring is dat de verklaring zelf in alle landen dezelfde lay-out heeft. Het aanvragen is echter in ieder land anders geregeld. In Nederland kan een werkgever vrij eenvoudig en zonder extra kosten een A1-verklaring aanvragen. In andere landen gelden daar andere procedures voor en kan het aanzienlijk meer tijd vergen om de verklaring te krijgen en kunnen er soms ook kosten in rekening gebracht worden.

Dit geldt ook voor registratieverplichtingen. Die richt ieder land op zijn eigen manier in. Gelukkig kunnen wij vanuit Moore MKW altijd een beroep doen op onze collega’s in de diverse landen, zodat we ook dit soort zaken zorgeloos over kunnen laten aan de experts.

Wij hebben als Moore MKW ons eigen internationale team en zijn actief lid van het internationale netwerk MOORE Global. Een wereldwijd netwerk van onafhankelijke accountants- en advieskantoren. Bestaande uit 547 kantoren en vertegenwoordigd in 113 landen, is MOORE een van de belangrijkste accounting- en consultingnetwerken van de wereld.

Met behulp van de bijna 30.000 collega’s die we wereldwijd hebben, kunnen we iedereen van een passende adviseur en accountant voorzien. Met onze buitenlandse collega’s hebben wij intensief contact en onderhouden we al lange relaties waardoor we precies weten waar hun kracht ligt en welke klanten het best door hen geholpen kunnen worden. Onze collega’s in het buitenland zullen graag alle vragen die eventueel spelen vanuit Nederland met betrekking tot de fiscale en administratieve regels en gebruiken snel en begrijpelijk beantwoorden.