Groei met jouw onderneming door data en inzichten

Data is overal en al jaren aan de orde. Tegelijkertijd, data is pas echt wat waard als je het voor je kan laten werken. En precies daar zit de meer recentere ontwikkeling waarom data een prominentere rol aan het krijgen is. Eigenlijk zitten we in de transitie waarbij we veel digitalisering hebben kunnen toepassen en de data die daaruit komt, georganiseerd kunnen krijgen naar onze wensen.

Waar liggen de kansen?

De kansen gaan vooral over de inzichten die we sneller en specifieker kunnen krijgen om onze ondernemingen aan te sturen. Primair hebben wij veel inzicht vanuit de accountancy op financiële data. De basisverantwoordingen in dashboarding is beschikbaar. Omzet per periode, margeanalyse, verleden, heden. Vaak toch nog op basis van exports uit systemen.

De winst die we moeten en kunnen pakken zit in verdieping en snelheid van informatie. Zeker in deze tijden waarin we continu verandering van economische omstandigheden zien. Voorraadomvang versus orderomvang, levertijden, prijzen. Waar liggen onze omzetstromen, welke impact hebben salesacties op die omzetstromen. Om deze inzichten te krijgen, kunnen we nog veel winnen vanuit het beschikbaar maken van data. Daar zijn nu tools voor beschikbaar.

Vanuit onze innovatieprojecten was er al enige tijd een wens om voor onze klanten inzichten te bieden die nog niet bereikbaar of voorhanden zijn. Een mooie kans die we zien voor het brede mkb. De data automatisch kunnen ontsluiten vanuit bestaande omgevingen, de juiste tools om te vertalen naar overzichten en dus alles met elkaar te laten praten is een flinke uitdaging. En, zeker niet onbelangrijk, hoe kun je dat zo gebruikersvriendelijk mogen inzetten, zodat gebruikers inderdaad geen techneut hoeven te zijn om er optimaal van te profiteren.

Door onze focus op wensen en kansen hebben we de toepasbare oplossingen kunnen vinden. Op onze weg in ontwikkeling kwam het team in aanraking met bestaande softwareoplossingen die al ingezet worden door multinationals. Denk aan bedrijven als Ahold. In gesprek met leveranciers en ontwikkelaars hebben we veel geleerd en bleken er wel degelijk toegankelijke wegen te zijn die ook passend zouden kunnen zijn voor mkb-bedrijven.

Die bestaande oplossingen hebben we kunnen meenemen naar onze praktijk, maar belangrijker nog: we hebben ook externe mensen in kunnen zetten die ons de weg wijzen, kennis beschikbaar stellen en met ons mee bouwen.

Onze serviceline Business in Control ondersteunt ondernemers bij het inzichtelijk maken van hun prestaties. We zien vaak dat ondernemers natuurlijk een administratie hebben, maar dat de wijze van inrichting niet meer aansluit bij de actuele behoefte aan informatie. Terwijl in het bedrijf deze informatie op een andere manier wel beschikbaar is.

We zien vaak dat een klant bij de periodeafsluiting zijn marge, voorraadhoogte of de productieresultaten niet meer begrijpt. Door het (administratieve) proces te analyseren en beter in te richten gaat er meer inzicht in de prestaties van een onderneming gecreëerd worden. Dat inzicht is noodzakelijk om groei te verwezenlijken.

Afhankelijk van in welke fase de onderneming zit, is er behoefte aan een andere mate van inzicht. Bij een startend bedrijf is het vaak voor de ondernemer nog goed te overzien en is de administratie ook op basisniveau ingericht. Bij een verdergaande groei wordt het steeds lastiger om dit overzicht te hebben en er gaan ook andere factoren spelen. De cashflow forecast wordt steeds belangrijker, zeker in een groeifase. Heb ik voldoende liquide middelen ter beschikking om de inkopen te kunnen doen, of zit er teveel cash in de voorraden? Dat zijn vragen die bij groei spelen.

Data zijn de gegevens die in een onderneming aanwezig zijn. Als je data structureert en in het juiste perspectief zet, ontstaat informatie. Data zonder context of omgeving heeft geen waarde.

De informatiebehoefte groeit mee met de groei van een organisatie. Daar zetten wij op in, om in deze informatiebehoefte te voorzien. Zoals we bij de mkb accountancypraktijk al zagen, is daar een enorme schat aan data beschikbaar.

Door deze te structureren en in perspectief te zetten, ontstaat stuurinformatie voor een groeiende onderneming. Waarbij dan niet alleen in de achteruitkijkspiegel wordt gekeken, maar vooral vooruit wordt gekeken.

Om zicht of kennis te kunnen verkrijgen moet je data vaak bewerken. Dat bewerken kan bestaan uit organiseren, modelleren en soms ook nog verder bewerken om het toepasbaar te maken voor de ESG-bouwstenen (Environmental, Social & Governance).

Om een idee te geven: stel dat je voor je ESG een kpi hebt opgenomen om het welzijn van medewerkers te vergroten door hen permanent te ontwikkelen en scholen. Een bedrijf dat gewend is uren van personeel te registreren, zoals een adviesorganisatie of een productieorganisatie, heeft al een urenregistratie. Vanuit de data van de urenregistratie kunnen dan vrij eenvoudig de trainingsuren afgeleid worden.

Voorbeeld van inzichten door data

Een ander voorbeeld is bijvoorbeeld de nieuwe wetgeving die er per 1 juli 2023 aan zit te komen om de kilometers van de medewerkers te registreren. Dit heeft als doelstelling om 1000 ton CO2-uitstoot op Nederlands niveau te verminderen. Deze CO2-uitstoot past ook binnen het ESG-raamwerk.

Vanuit de salarisadministratie weet je als werkgever de woon-werk kilometers, vanuit de leasemaatschappij weet je ook welke auto er wordt gereden. Dat zijn allemaal databronnen. Door deze te koppelen ontstaat uiteindelijk informatie, die je als ondernemer weer kan gebruiken om je CO2-uitstoot in kaart te brengen voor dit deel. Als onderneming is je CO2-uitstoot overigens veel breder. Maar je ziet dat je als ondernemer al best wat data geregistreerd hebt die je uiteindelijk ook voor je ESG-raamwerk kan gebruiken.

Kan je een bedrijfscrisis voorkomen?

Blijkbaar kunnen we de groeifases beschrijven, maar krijgen we het niet voor elkaar om een crisis te voorkomen. Het bijzondere van dit groeimodel van Greiner is ook dat het uit de jaren 70 van de vorige eeuw stamt en nog steeds herkenbaar en toepasbaar is. Misschien is het goed te vergelijken met de ontwikkeling van een kind.

Elk kind leert lopen met vallen en opstaan. En dat vallen doet zo nu en dan pijn. Zo is het dus ook met organisaties. Blijkbaar hoort dit bij het groeimodel en is pijn in een organisatie een teken dat naar een andere fase overgeschakeld moet worden. Ironisch aan het groeimodel is overigens ook dat de oplossing voor een eerder probleem, juist later tot een probleem leidt.

Zijn het maatwerkoplossingen?

Het zijn zeker geen maatwerkoplossingen. Belangrijk voor ons is dat het een bewezen techniek is waarbinnen goed te bouwen is aan gewenste overzichten die we aan onze klanten kunnen aanbieden. Die bewezen techniek komt natuurlijk samen met een investering. Die investering is tegelijk ook een investering aan betrouwbaarheid.

Het bouwen is bouwen aan kennis en binnen oplossingen bouwen aan inzichten op basis van klantenwensen. We hebben binnen Moore MKW een mooi team dat veel tijd heeft gestoken in de ontwikkeling van tooling naar inzichten voor onze klanten.

Vanuit onze jaarrekeningwerkzaamheden krijgen we data in samenwerking met onze klanten. Daar ligt veel informatie in verborgen. In onze gesprekken met klanten willen wij graag meer inzichten gaan delen over hun onderneming. Ons team is druk aan de slag met geautomatiseerde workflows die data vertalen naar inzichten. Voorbeeld is omzet. Omzet is vanzelfsprekend belangrijk. Daar is ook onze eerste aandacht naartoe gegaan.

In onze besprekingen met klanten kunnen we meer inzicht geven in bijvoorbeeld:

• Verstrekte kortingen per productgroep
• Credits
• Spreiding van omzet
• Margeverloop
• Werkkapitaal
• ESG

In de toekomst kunnen we ook werken naar bijvoorbeeld benchmark inzichten. We bouwen nu vanuit ons inzicht in de klantwens bepaalde manieren om data weer te geven. Maar we zullen ook gaan luisteren naar behoeften van onze klanten waar we ongetwijfeld op verder kunnen bouwen.

In de praktijk begint het bij de vraag welke informatie de ondernemer nodig heeft om zijn bedrijf goed te kunnen sturen. Als deze vraag beantwoord is, kijken we vervolgens naar het proces waar deze informatie uit moet komen. De oplossing ligt er negen van de tien keer in dat de data wel beschikbaar is, maar niet of niet makkelijk omgezet kan worden in informatie.

Je kan dan denken aan een handelsbedrijf. Voor een handelsbedrijf is het sturen op marge – zeker bij wisselende marges per productgroep- een belangrijk gegeven. We komen in de praktijk al te vaak tegen dat er geen of onvoldoende diepgang in de marge-analyse is. Dat lijkt een open deur, maar zien we helaas nog vaak.

Door het proces van de boekingsgang te optimaliseren, komt deze data boven water en kan het ook veel beter en sneller verwerkt worden in de maandrapportage of het dashboard. Je hebt hierdoor als ondernemer beter inzicht in de marge-ontwikkeling en signaleert ook sneller bijzonderheden. Daar kan je dan als ondernemer op ingrijpen.

Het optimaliseren van processen is niet alleen voorbehouden aan financiële processen. Ieder proces kunnen we analyseren. Of het nu gaat om operational excellence of de ESG-verantwoording. Bij operational excellence moet je denken aan het optimaliseren van operationele processen. Lopen de processen zo efficiënt mogelijk binnen je bedrijf of valt hier ook nog winst uit te halen door het beter of anders te organiseren?

Processen zijn ontworpen, het bedrijf groeit, er worden pleisters geplakt en na een paar jaar lopen de processen nog steeds, maar is het nog steeds efficiënt? Of is het zo dat als je de processen nu zou uittekenen, je tot een ander ontwerp komt? Ook de technische ontwikkeling biedt kansen om processen anders en beter in te richten.

De ESG-rapportage is iets nieuws wat op ons afkomt. ESG is een hele nieuwe tak van sport in de verantwoording die ondernemingen af moeten leggen. De huidige ERP-systemen voorzien daar in beperkte mate in. Daarvoor zijn bij ondernemers nog niet alle processen ingericht. Ook bij het opleveren van ESG-rapportages ondersteunen wij bedrijven in het uittekenen en implementeren van deze rapportage.

Belangrijk is ook dat in de huidige maatschappij steeds meer gevraagd wordt van accountants als het gaat om inzicht in onze klanten. Onze klanten merken daar op veel manieren nu ook de effecten van. Bijvoorbeeld het UBO-register, maar ook wensen van banken in processen en omzetstromen in bijvoorbeeld het buitenland. De inzet is om ook de kwaliteit van compliance hoog te houden die we onze klanten bieden. Gebruikers van de jaarrekening kunnen hier ook op bouwen en vertrouwen.