Boekhouding uitbesteden en op volle kracht ondernemen

Het kan zijn dat je als ondernemer nu ‘niet op volle kracht bent’. Met niet op volle kracht zijn, bedoelen we dat de keuzes die je maakt niet worden onderbouwd met cijfers en dat je te weinig inzicht hebt in hoe je er financieel voor staat. Als ondernemer heb je vaak wel een gevoel over hoe het gaat met je onderneming, maar het kan zijn dat je dit niet direct terug kan zien in de cijfers. Je beschikt bijvoorbeeld niet over de juiste managementinformatie.

Deze informatie is wel essentieel om je bedrijf goed te kunnen sturen. Het kan ook zijn dat je er tegen aanloopt dat de financiële processen niet goed of niet efficiënt zijn ingericht. Eigenlijk draait je onderneming dan niet op ‘volle kracht’.

Kijken naar alleen cashpositie niet voldoende

Niet op volle kracht zijn, betekent ook dat je als ondernemer niet zo goed begrijpt wat de cijfers betekenen. Je ziet de cijfers in de administratie of in je eigen rapportagetool, maar je weet niet precies waar je naar moet kijken. Kijken naar alleen je cashpositie is niet voldoende.

Dat geeft een eenzijdig beeld of het goed gaat of niet. Dus niet op volle kracht zijn, betekent dat de keuzes die je maakt niet altijd gesteund worden door de financiële cijfers en dat de ondernemer niet goed weet waar die staat.

Signalen niet op volle kracht ondernemen

Een voorbeeld van een signaal dat je niet op volle kracht onderneemt, is als je administratie niet is gedigitaliseerd. Je hebt een lade of map vol administratieve papieren. Alles wat digitaal binnenkomt, print je uit en doe je in de map. Door de overvloed aan papierwerk is het lastig om je administratie goed op orde te krijgen en is het lastig om overzicht te houden.

Een signaal is ook dat je als ondernemer nog handmatig betalingen aan het invoeren bent in de bank. Of dat je veel onvoorziene betalingsherinneringen binnenkrijgt. Je hebt onvoldoende inzicht in de te betalen facturen. Als dit vaak voorkomt, kan dit ten koste gaan van de relatie die je hebt met je leveranciers.

Een ander voorbeeld kan zijn dat je er aan het einde van de maand ineens achter komt dat je door liquiditeitsproblemen niet kan voldoen aan bepaalde financiële verplichtingen, zoals bijvoorbeeld de btw-aangifte. Bij niet tijdig betalen, loop je tegen boetes aan en zo stapelen de problemen zich op.

Het kan ook zijn dat je aan het eind van het jaar je cijfers naar de accountant brengt, zodat hij er een jaarrekening van kan maken. Vervolgens bespreek je samen de jaarrekening en word je totaal verrast met het resultaat dat er staat. Het resultaat wijkt erg af van dat waar je het hele jaar naar gekeken hebt. Dat kan zijn doordat de accountant nog veel correcties heeft moeten maken.

Nadelige gevolgen van niet op volle kracht ondernemen

Een aantal jaar geleden kwam een ondernemer bij ons op gesprek. Hij had op dat moment een controller in dienst voor 32 uur in de week. De controller hield zich vooral bezig met de (project)administratie en facturatie, maar het lukte niet om ook cijfers op te leveren aan het management. De ondernemer had op dat moment geen idee hoe hij er voor stond.

De ondernemer zei toen tegen me dat hij het gevoel had dat hij met zijn auto door de dichte mist reed. De ondernemer wist niet waar hij op dat moment stond en wist ook niet welke richting hij op moest. Met dit voorbeeld maakte hij duidelijk dat hij op dat moment totaal geen inzicht had in hoe zijn bedrijf ervoor stond en dat voor hem de stuurinformatie ontbrak. Je kan je voorstellen hoeveel stress dit kan opleveren voor een ondernemer.

Stress is ook één van de nadelige gevolgen van niet op volle kracht ondernemen. Je kan ook stress ervaren doordat je het gevoel hebt dat de financiële processen niet lekker lopen. Wellicht heb je het gevoel dat de cijfers die je ziet niet kloppen of heb je het gevoel dat je continu voor verrassingen komt te staan.

Moni is in 2014 opgericht door Harold Klein Swormink (Registeraccountant & directeur Moni). Hij hield zich als partner van Moore MKW bezig met het vraagstuk; hoe kunnen wij een specialistische dienstverlening opzetten waarbij je als financiële dienstverlener veel dichter bij de ondernemer staat?

Hij merkte dat ondernemers het voeren van een goede administratie als ballast zien. Maar ze hebben wel de behoefte aan meer inzicht en actuele informatie. De jaarrekening is waardevol voor bijvoorbeeld stakeholders, maar deze geeft niet tussentijds actuele stuurinformatie waar de ondernemer snel op kan acteren.

Met Moni is er een dienstverlening opgericht met behulp van de cloudoplossingen, zodat je op dag-, week- en maandniveau altijd inzicht hebt in de administratie en het management veel meer in de sturing zit van de onderneming. Beslissingen die zij nemen, worden vanuit Moni onderbouwd met informatie en dat maakt het sturen van een onderneming een stuk fijner.

Ondernemer in control

Een ondernemer op volle kracht is een krachtige ondernemer die in control is en overzicht heeft. Dan moet je denken aan het nemen van een beslissing op basis van de juiste managementinformatie in combinatie met de intuïtie en het onderbuikgevoel van de ondernemer zelf. Een ondernemer op volle kracht heeft bijvoorbeeld scherp inzicht hoeveel het rendement is van een opdracht.

Deze inzichten geeft de ondernemer informatie over of zijn business wel genoeg inkomsten genereert voor de groei van de onderneming en om aan alle verplichtingen te kunnen voldoen, maar vooral ook of het prijsmodel klopt. Is het rendement voldoende of kan het beter? Dat wil je weten als ondernemer.

Wij hebben een tijd terug een installatiebedrijf aangesloten bij Moni. In de gesprekken met de klant spraken wij over de verschillende omzetgroepen die hij heeft in zijn bedrijf. De ondernemer had zelf wel een beeld bij het rendement per omzetgroep, maar kan het niet in zijn administratie terugzien. Dus hij had niet de volledig controle over deze omzetgroepen.

Maandelijks de cijfers inzichtelijk maken en beoordelen op hun rendement geeft de ondernemer inzicht en informatie over toekomstige opdrachten en waar de focus van de onderneming op moet komen te liggen. Hoe mooi is het om wekelijks of maandelijks inzicht te krijgen in de productiviteit van je mensen, in budgetoverschrijding van projecten en dat te kunnen vergelijken met de omzet?

Al deze kpi’s bij elkaar geven meer inzicht en het geeft je stof tot nadenken als management. Dit geeft inzicht in het verbeterpotentieel van de business. Dit helpt je op volle kracht te brengen.

Als startpunt inventariseer je hoe de huidige financiële processen op dit moment lopen. Dan is het van belang dat je een aantal zaken uitwerkt om te zien hoe het proces loopt en wat gewenst is. Denk daarbij aan:

• Welke systemen er worden gebruikt. Denk aan boekhouding, facturatiesysteem, salarissysteem, kassa, projectsysteem etc.
• Stel jezelf de vraag welke systemen onmisbaar zijn en welke eventueel te vervangen zijn met een moderne cloudoplossing. Voorbeeld kassasysteem: bonnetje rolt eruit en moet ingevoerd worden in boekhouding i.p.v. een dynamische koppeling.
• Hoe loopt momenteel het goedkeurings- en betaalproces? Hoe zijn de rollen verdeeld? Is er een vierogenprincipe ingericht?

Als je het huidige proces in kaart hebt gebracht, kan je vervolgens gaan nadenken over wat de gewenste managementinformatie is die je wilt hebben. Want als je weet wat de uitkomst moet zijn, kan je dit ook terugdenken in processen. Als je bijvoorbeeld uiteindelijk wil weten wat je marge is per productgroep, dan moet je dit ook aan de voorkant zo inrichten.

Als je weet wat je wil weten, dan kan je gaan inventariseren of de systemen die je nu gebruikt (kunnen) voldoen aan de gewenste managementinfo. Zo niet, dan ga je op zoek naar cloudoplossingen die dit wel in huis hebben. Daarna kan je gaan kijken waar er inefficiënties in je proces zitten.

Zijn er handmatige werkzaamheden die kunnen worden geautomatiseerd? Probeer waar mogelijk koppelingen te leggen met het boekhoudsysteem. Denk hierbij aan het koppelen van de bankrekening, kassasystemen, salarisadministratie, externe facturatiepakketten of andere branchesystemen. Hiermee voorkom je onnodige handmatige handelingen.

Samengevat is het dus belangrijk om in kaart te brengen waar je staat qua systemen en hoe de huidige processen lopen. Vervolgens onderzoek je of je het proces zodanig kan inrichten dat de processen meer geautomatiseerd verlopen en handmatige handelingen niet of nauwelijks meer nodig zijn. Daarbij is het belangrijk om goed te weten welke managementinformatie je wilt hebben. Dat bepaalt namelijk de inrichting van een boekhoudsysteem en andere systemen die gekoppeld zijn.

Het waarborgen van de kwaliteit is enorm belangrijk. Je kent de uitspraak: garbage in = garbage out. Je hebt bepaald met welke systemen je gaat werken. Vervolgens is het strak inrichten van je boekhoudsysteem de volgende stap.

Het begint bij het strak inrichten van de stamgegevens van een relatiekaart in het boekhoudsysteem. Het toekennen van een vast grootboekrekeningnummer, betalingsconditie, bankrekening en een btw-nummer zorgt ervoor dat de facturen op dezelfde manier verwerkt worden. Met de moderne OCR-techniek in boekhoudsystemen kan je veel gegevens al automatisch laten aanvullen in het boekingsvoorstel. Zo heb je het factuurnummer en bedrag + btw al aangevuld en controleer je slechts of de relatie goed is herkend, en of de OCR ingevulde velden goed zijn ingevuld.

Zo ga je van het overtypen van data naar controleren van data. Vertrouw op techniek in plaats van dat je zelf alles doet. Het systeem komt met een boekingsvoorstel en jij controleert dit. Dit komt de kwaliteit enorm ten goede.

Wat kan je zelf doen om de kwaliteit te waarborgen?

Zorg dat je boekhoudsysteem schoon blijft. Daarmee bedoelen we bijvoorbeeld dat je geen dubbele relaties in het systeem hebt staan. We hebben het allemaal wel eens gezien. Je selecteert een relatie, bijvoorbeeld KPN, en die komt twee keer voor. Welke moet je kiezen?

Moderne cloudoplossingen kunnen relaties zogenaamd ontdubbelen. Dan hou je een schoon en opgeruimd relatiebestand in je boekhoudsysteem. Het klinkt niet spannend, maar bij vervuiling van je relatiekaarten is het moeilijk om kwaliteit te behouden van de boekingen die je maakt.

Automatische toewijzingen voor betalingen

De andere stap die je kan zetten in het waarborgen van de kwaliteit is om te zorgen dat je automatische toewijzingsregels in de bankadministratie maakt in het boekhoudsysteem. Uitgaven of inkomsten die wekelijks of maandelijks terugkeren, kun je met automatisering zo inrichten dat de relatie al herkend is en in veel gevallen ook al de factuur. In dat geval lees je eenvoudig automatisch de factuur af en is de openstaande crediteuren- en debiteurenlijst altijd up-to-date.

Ook uitgaven zoals nettosalarissen, privéopnamen, bepaalde kleine terugkerende uitgaven kun je zo inrichten dat je ze niet meer handmatig hoeft te verwerken en het altijd goed gaat met de btw.

Kwaliteit waarborgen met meerdere personen in een team

Kwaliteit waarborgen zit hem ook in het hanteren van het vierogenprincipe. De persoon die de factuur in het boekingsvoorstel controleert en doorzet is niet de persoon die de factuur goedkeurt voor betaling. Door een functiescheiding gaat het langs twee personen die met een andere blik kijken naar een factuur. Vervolgens kom je uit bij een duidelijke rolverdeling in je team.

Bij Moni als voorbeeld: wij werken altijd in een klantteam van twee of drie personen (afhankelijk van de grootte van een onderneming). Hiermee heb je het vierogenprincipe geborgd. Maar een duidelijke rolverdeling zorgt ook voor een duidelijke focus. In ons geval heb je de assistent-controller die alle boekingsvoorstellen controleert, de bankmutaties aflettert en de balans schoonhoudt. De controller is meer bezig met cijferbeoordeling en kijkt naar de winst-en-verliesrekening en beoordeelt deze op juistheid, volledigheid en tijdigheid.

De boekhouding uitbesteden kan voor elk type onderneming. Het maakt niet uit of het een EZ/ VOF/ BV of stichting betreft. Wat wij vaak zien, is dat een onderneming met personeel op een gegeven moment in de knel raakt met de finance en vooral het overzicht niet meer heeft. Maar het kan ook zijn dat een ondernemer zelf nog de boekhouding doet, maar zich eigenlijk veel liever richt op de groei van de onderneming.

Dus de rechtsvorm maakt niet zoveel uit. Het outsourcen van de administratie kan het beste bij de jaarovergang of midden in het jaar (mits de administratie er strak in zit). We zien vooral bij groeiende bedrijven die niet meer verder willen inzetten op groei van de finance afdeling dat zij de overstap overwegen.

Liquiditeit is een uitdaging: wat is jullie advies?

Het is een beetje afhankelijk van het type boekhoudsysteem dat je hebt. Bij een wat verouderd offline systeem ben je afhankelijk van de inrichting en mogelijkheden van het systeem. Elk boekhoudsysteem geeft overzicht in de openstaande debiteuren. Maar niet elk systeem kan daar vervolgens iets mee. Dan kom je al gauw uit op het sturen van een mail of bellen om vervolgens dit te registreren en een week later opnieuw te beoordelen of de betaling binnen is. Dit kost tijd en daar zit je niet echt op te wachten.

Met moderne cloudoplossingen zoals Exact Online kan je eenvoudig een overzicht opvragen van de openstaande debiteuren en daar dan direct acties aan verbinden. Zo kan je een automatisch mailbericht sturen. Zoals een betalingsherinnering, twee aanmaningen en vervolgens een laatste herinnering. Onze ervaring is dat dit direct effect heeft op het betalingsgedrag van de afnemers.

Maar je hebt ook cloudoplossingen puur voor debiteurenbeheer alleen, en die je weer kan koppelen aan je facturatiesysteem. Het idee met zo’n cloudoplossing is hetzelfde als met het voorbeeld van Exact Online, maar met zulke systemen bouw je ook een dossier op.

Voordat je een overstap maakt, kijk je naar je eigen onderneming en type activiteiten. Handel je in goederen, ben je een urenbedrijf in de consultancy of ben je een notariskantoor? Niet ieder systeem past perfect bij jouw business. Factoren die van invloed zijn op de keuze van een nieuw online boekhoudsysteem zijn:

• Heb je te maken met kostenplaatsen of projectcodes?
• Welk facturatiesysteem gebruik je?
• Welke andere systemen wil je koppelen aan de boekhouding? Denk aan urenregistratie of app waarmee je materiaal kunt doorbelasten.
• Hoe wil je autorisatie flow van facturen inrichten?
• Zijn er andere branchespecifieke vereisten nodig vanuit een boekhouding? Denk aan notarissen i.v.m. derdengeldenrekening en een rapportageverplichtingen die daarbij horen.

Er zijn veel online oplossingen, maar pas op dat je niet slechts een systeem kiest op basis van prijs. Een systeem dat online is, wil niet zeggen dat het volledig geautomatiseerd verloopt. Wij maken gebruik van Exact Online, Twinfield of Afas in combinatie met een slimme scanstraat voor de verwerking van de inkoop- en kostenfacturen.

De vraag is eerst of je je finance in eigen huis wilt herinrichten. Dus of je het met nieuwe technieken zelf wilt blijven doen of dat je eigen personeel inzet op de afdeling finance. De uitdaging zit dan in het volgende:

• De innovatie- en automatiseringskracht van de ondernemer zelf.
• Heb je de juiste IT-kennis in huis?
• Heb je totaaloverzicht van de processen en mogelijkheden?
• En overzie je hoe het beter ingericht kan worden?

Vandaar dat je kan overwegen om je financiële administratie uit handen te geven aan een expert die je ontzorgt en ondersteunt in de inrichting en borging van de financiële processen. Je boekhouding uitbesteden is niet hetzelfde als je map met facturen en bankafschriften langsbrengen bij je boekhouder. Want je mist op die manier dagelijks en wekelijks het inzicht.

Je gaat tenslotte niet iedere dag naar je boekhouder toe voor die ene factuur. Je boekhouding uitbesteden gaat veel verder dan dat. Je richt een nieuwe finance afdeling op waarbij je zorgeloos verder kan gaan als ondernemer en je continu inzicht houdt in de cijfers.

Wat is het voordeel van boekhouding uitbesteden?

Er zijn veel voordelen aan je boekhouding uitbesteden. Als ondernemer heb je dan alles professioneel geregeld.

• Je bent verlost van de administratieve rompslomp. Ruimte in je hoofd en ruimte op kantoor. Het dusdanig strak inrichten voorkomt dat je nog kasten vol hebt met facturen of aanmaningen. Hoe fijn is het dat je alle informatie compleet en altijd overal inzichtelijk hebt?
• Je hebt altijd netjes op tijd een juiste btw-aangifte ingediend bij de Belastingdienst. Zelf de regelgeving volgen en zorgen dat het juist op de aangifte komt is tijdrovend en niet het leukste werk voor een ondernemer. Met outsourcen heb je dit gedekt en weet je dat het altijd klopt.
• Kwaliteit. Een administratie die superstrak staat en de cijfers in de boekhouding kloppen. Geen accountant die periodiek of zelfs jaarlijks veel correcties maakt, waardoor je tussentijds niet kan uitgaan van de cijfers.
• Je bent er realtime bij. Inkoop- en verkoopfacturen zijn dagelijks verwerkt. Een nette openstaande debiteuren- en crediteurenlijst.
• Continuïteit. Wisselingen in je personeelsbestand, zwangerschap of ziekte? De boel gaat gewoon door. Dat geeft rust.
• Je bespaart altijd op de kosten. Als je als ondernemer zelf nog de boekhouding doet dan is dat waardevolle tijd die je beter kan inzetten in de groei van je onderneming. Zo houd je tijd over voor datgene wat je leuk vindt. Maar ook op personeelsvlak werkt het kostenbesparend. Als je onderneming groeit, neem je dan iemand aan en heb je daar wel genoeg werk voor?

Zaken waar je je bewust van moet zijn

• Boekhouding uitbesteden voelt als een spannende stap. Het voelt misschien alsof je minder controle hebt over wat er gebeurt met jouw data.
• De mensen staan niet op je loonlijst, dus hoe weet je of het betrouwbare mensen zijn? Je ziet ze veel minder dan je eigen personeel. Wat doen ze zoal? Hoe druk zijn ze?
• Boekhouding uitbesteden betekent data in de cloud. Hoe wordt daar mee omgegaan?

Dit zijn allemaal logische vragen die je kan hebben en mogelijk beïnvloedt het je keuze. Het gaat uiteindelijk om het uitspreken van vertrouwen in elkaar en heel duidelijke werkafspraken maken.

Je kan als ondernemer denken aan het uitbesteden van de boekhouding als je zelf veel tijd kwijt bent aan je administratie. Het uitbesteden van je boekhouding kan ervoor zorgen, dat je zelf weer meer tijd over hebt om te ondernemen. Dus goed om voor jezelf eens na te gaan hoeveel uur in de week je zelf bezig bent met finance.

Het kan natuurlijk zo zijn dat je momenteel een boekhouder hebt die uit dienst gaat. Dit is een goed moment om te overwegen of je iemand in dienst neemt of dat je kiest voor outsourcen. Of je merkt dat het in de continuïteit niet lekker loopt. Misschien hangt alles aan één persoon. Als diegene wegvalt is er niemand die dit kan overnemen. Ook is de combinatie van het verwerken van een administratie en het maken van betrouwbare managementinformatie lastig om in één persoon te vangen.

Vaak zie je een functiescheiding en dan heb je minimaal twee personen nodig op de afdeling. Het kan ook dat de huidige boekhouder niet functioneert. Misschien merk je aan de kwaliteit van de cijfers dat het niet lekker loopt, dat hij of zij wellicht te weinig tijd of te weinig kennis heeft. Of je mist inzicht in de cijfers, het lukt gewoon niet om de juiste managementinformatie te krijgen, waar je wel behoefte aan hebt.

Waar moet je als ondernemer mee beginnen?

Hieronder hebben we drie tips op een rij gezet waar jij als ondernemer direct mee kan beginnen: inventariseer je huidige softwaresystemen, inventariseer je huidige processen en inventariseer hoeveel uur je per week besteedt aan finance.

1. Inventariseer je huidige softwaresystemen
   Ga voor jezelf na of het softwaresysteem dat je gebruikt nog wel aansluit bij je wensen. Lukt het om de gewenste output te krijgen? Kan je er efficiënt mee werken? Benut je wel alle mogelijkheden? Voorbeeldje: Misschien maak je momenteel wel facturen in Word, terwijl je met een cloudoplossing in een paar klikken eenvoudig een factuur maakt, die vervolgens rechtstreeks in je boekhouding terecht komt.
   
2. Inventariseer je huidige processen
   Ben je momenteel veel bezig met handmatig werk? Een aantal voorbeelden:
   
   Facturen inboeken in je administratie. Neem je alles handmatig over wat op de factuur staat, factuurdatum, omschrijvingen, factuurnummers, bedragen? Kijk eens naar een scan- en herkenoplossing. Dit kan je veel tijdvoordeel opleveren.
   
   Hoe betaal je momenteel de inkoopfacturen? Typ je alles netjes over in je bankomgeving? Of stuur je alle facturen die je wil betalen in een paar klikken door vanuit je boekhoudpakket naar de bank? Vanuit de meeste boekhoudpakketten kan je facturen eenvoudig betalen, zonder dat je de gegevens hoeft over te typen in je bankomgeving.
   
   Hoe heb je je debiteurenbeheer geregeld? Stuur je maandelijks herinneringen? Ook hier zijn eenvoudige geautomatiseerde oplossingen voor.
   
   Zijn er nog koppelingen te leggen? Hoe krijg je nu de data in de administratie? Zijn er externe systemen die je kan koppelen?
   
3. Inventariseer hoeveel uur je per week besteedt aan finance
   Ga voor jezelf na hoeveel uur je per week of per maand besteedt aan je financiële administratie. En daarnaast ook belangrijk, krijg je er energie van? Of kost het veel energie. Als je veel tijd besteedt aan je finance, terwijl je die tijd liever besteedt op de werkvloer, ga na welke oplossing bij jou past. Denk bijvoorbeeld aan de boekhouding uitbesteden.