Immer mehr Mitarbeiter nutzen den Dienstwagen beziehungsweise Firmenwagen für Privatfahrten ins Ausland, beispielsweise während der Sommerferien, auf dem Weg zum Wintersport oder für Familienbesuche. Für Arbeitgeber ist es wichtig, Klarheit zu schaffen: Welche Kosten müssen Arbeitnehmer tragen, und wann dürfen diese mit dem geldwerten Vorteil verrechnet werden?
In vielen Unternehmen gilt die Regel, dass Kraftstoff- und Mautkosten für die Privatnutzung des Dienstwagens im Ausland vom Arbeitnehmer zu tragen sind, aber dass diese – unter bestimmten Voraussetzungen – als Eigenanteil der Privatnutzung verrechnet werden dürfen und auf diese Weise die Höhe des geldwerten Vorteils reduzieren. Während ein Arbeitnehmer so unter Umständen einige Hundert Euro einsparen kann, kostet es den Arbeitgeber kein Geld. Damit eine Minderung des geldwerten Vorteils zum Tragen kommt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Da die Urlaubszeit bald ansteht, halten wir es für sinnvoll, hier Klarheit zu schaffen.
1. Die Kosten müssen nachweislich auf eine Privatnutzung zurückzuführen sein
Nur im Ausland anfallende Kosten, die in einem direkten Zusammenhang mit Privatfahrten stehen (wie Urlaubsfahrten), dürfen als Eigenanteil angerechnet werden.
Das heißt:
Ohne eine nachweisliche belegte Privatnutzung dürfen die Ausgaben nicht verrechnet werden.
2. Es muss eine tatsächliche Zahlung durch den Arbeitnehmer vorliegen
Eine Verrechnung mit dem geldwerten Vorteil ist nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten:
Theoretische oder fiktive Ausgaben finden keine Berücksichtigung: Es muss wirklich eine Zahlung stattgefunden haben.
3. Die Ausgaben müssen vor dem 31. Dezember desselben Kalenderjahres geleistet worden sein
Für die niederländischen Steuerbehörden (Belastingdienst) gilt Folgendes:
Achten Sie daher darauf, dass Zahlungen oder Verrechnungen fristgerecht erfolgen.
4. Der Eigenanteil muss eindeutig der Privatnutzung im Ausland zugeordnet werden können
Es ist zwar zulässig, allgemeine Kosten (wie eine feste „Leasingrate“) zu verrechnen, jedoch müssen Kraftstoff- und Mautzahlungen im Ausland eindeutig in Verbindung stehen mit:
Je konkreter, umso besser. Ein unklarer Beleg oder eine Zahlung ohne Kontext dürfen nicht der Privatnutzung zugeordnet werden.
5. Die geleisteten Ausgaben dürfen nicht dazu führen, dass ein negativer geldwerter Vorteil entsteht.
Der geldwerte Vorteil kann durch den Eigenanteil:
Ist der Eigenanteil höher als der geldwerte Vorteil insgesamt? Dann bleibt der geldwerte Vorteil bei 0 Euro.
6. Aufbewahrungspflicht: Belege müssen stets verfügbar sein
Für eine ordnungsgemäße Abrechnung müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer alle entsprechenden Unterlagen aufheben:
Dies ist nicht nur für interne Kontrollen sondern auch für mögliche Steuerprüfungen wichtig.
Praxisbeispiel
Ein Mitarbeiter fährt mit dem Dienstwagen in den Urlaub nach Frankreich. Unterwegs bezahlt er:
Er reicht bei seinem Arbeitgeber keine Abrechnung ein, legt aber auf Anforderung alle Belege vor, die eine Privatnutzung eindeutig bestätigen.
→ Die insgesamt geleisteten 275 Euro dürfen als Eigenanteil für die Privatnutzung verbucht werden. Dadurch reduziert sich die Höhe des geldwerten Vorteils um eben diesen Betrag, allerdings nur dann, wenn der Eigenanteil vor dem 31. Dezember gezahlt oder verrechnet wurde.
Durch klare Regeln und eine sorgfältige Buchführung lassen sich Kraftstoff- und Mautkosten im Ausland einfach und ordnungsgemäß mit dem geldwerten Vorteil verrechnen. So vermeiden Sie steuerliche Fehler und Arbeitnehmende wissen genau, woran sie sind. Auf diese Weise ist es möglich, Mitarbeitern mit einem Dienstwagen, welche die Kosten für ausländische Privatfahrten selbst tragen müssen, einen steuerlichen Vorteil zu gewähren.
Haben Sie dazu Fragen? Wenden Sie sich bitte an Okko de Wilde.
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