Thuiswerken is voor veel werknemers de norm geworden. Ook voor medewerkers die over de grens wonen, lijkt dat praktisch en efficiënt. Maar de gevolgen van structureel thuiswerken worden vaak onderschat door werkgevers. Wat betekent het voor de belastingheffing? En hoe zit het met de sociale zekerheid van je werknemer?
In dit artikel lees je waar je op moet letten en welke regelingen relevant zijn als medewerkers die woonachtig zijn in Duitsland en over de grens thuiswerken.
Wanneer er over de grens wordt gewerkt bepalen belastingverdragen in welk land het loon wordt belast. De hoofdregel is: het loon wordt belast in het land waar de werkzaamheden fysiek worden uitgevoerd.
Werkt een medewerker deels vanuit huis in Duitsland? Dan is dat deel van het salaris in principe belast in Duitsland.
Thuiswerken over de grens kan dus gevolgen hebben voor je loonadministratie en verplichtingen. Denk aan:
In het belastingverdrag met Duitsland is een praktische uitzondering opgenomen: de 34-dagenregeling. Dit betekent dat een medewerker tot 34 dagen per jaar in het woonland (thuis) mag werken, zonder dat het heffingsrecht verschuift. Het volledige loon blijft dan in Nederland belast.
Voor de 34-dagenregeling tellen alle werkdagen mee, dus niet alleen thuiswerkdagen. Ook werkdagen op een andere locatie, zoals bij een klant, congres of vergadering, tellen mee. Een dag telt mee zodra er meer dan 30 minuten wordt gewerkt.
Desondanks is er een nadere verduidelijking gegeven.
Situatie: meerdere werkgevers?
Voor de toepassing van de 34-dagenregeling wordt gekeken naar het totale aantal dagen waarop de werknemer in het Duitsland of derde land werkt. De 34-dagenregeling geldt per werknemer en niet per werkgever. Het maakt daarbij in beginsel niet uit of de werkzaamheden voor één of meerdere werkgevers worden verricht.
Situatie: Nederlandse én Duitse werkgever
Indien je gelijktijdig werkzaamheden verricht voor zowel een Nederlandse als een Duitse werkgever, zijn enkel de werkzaamheden die onder de grensoverschrijdende arbeidsrelatie vallen relevant voor de 34-dagenregeling.
Situatie: ambtenaren
Deze regeling geldt niet voor ambtenaren. Voor ambtenaren geldt een aparte regeling.
Naast belasting is ook de sociale zekerheid een belangrijk aandachtspunt. De hoofdregel binnen de EU geldt: een werknemer is sociaal verzekerd in het land waar wordt gewerkt.
Werkt een medewerker een substantieel deel van de tijd in het woonland (25% of meer), dan verschuift de sociale verzekering in principe naar dat woonland. Dat kan grote gevolgen hebben, zoals:
Er is een versoepeling: de Europese kaderovereenkomst. Deze maakt het mogelijk dat grenswerkers tot 50% van hun werktijd thuiswerken, zonder dat de sociale zekerheid verschuift. De werknemer blijft sociaal verzekerd in het land van de werkgever.
Deze regeling geldt alleen als:
Thuiswerken over de grens lijkt eenvoudig, maar de regels rondom belasting en sociale zekerheid maken het al snel complex. Zelfs kleine wijzigingen in thuiswerkdagen kunnen al grote gevolgen hebben.
Voorkom verrassingen door vooraf stil te staan bij de impact:
Thuiswerken biedt flexibiliteit, maar vraagt om zorgvuldige afwegingen zodra medewerkers over de grens wonen. Wil je zeker weten dat jouw organisatie voldoet aan alle fiscale en sociale regels? En voorkom je liever achteraf correcties of extra kosten?
Onze specialisten van de German Desk helpen je graag. We kijken graag met je mee en zorgen dat jouw loonadministratie grenzeloos goed is ingericht.
Contact
