Urlaubstage, Urlaubsentgelt und die Verjährung von Urlaubsansprüchen

Gesetzliche Urlaubstage sind solche Urlaubstage, auf die jeder Arbeitnehmer jährlich einen gesetzlichen Anspruch hat. Sie belaufen sich auf das Vierfache der Wochenarbeitszeit pro Jahr. Das heißt, arbeitet ein Arbeitnehmer in Vollzeit, hat er jedes Jahr Anspruch auf vier volle Wochen bezahlten Urlaub.

Zusätzlich zu den gesetzlichen Urlaubstagen können in einem Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag weitere freie Tage gewährt werden. Diese werden als übergesetzliche Urlaubstage bezeichnet.

Im Rahmen der Gleichbehandlung von Arbeitnehmern sollten Sie grundsätzlich mit allen Arbeitnehmern die gleiche Anzahl von Urlaubstagen vereinbaren.

Ein Arbeitnehmer muss seinen Urlaub nicht zwangsläufig als ganze Tage nehmen. Zudem arbeitet nicht jeder Arbeitnehmer jeden Tag dieselbe Anzahl von Stunden. Es ist daher ratsam, den Urlaubsanspruch auch in Stunden auszudrücken.

Laut Gesetz muss der Arbeitnehmer seinen Urlaub schriftlich beantragen, wonach der Arbeitgeber diesen gemäß den Wünschen des Arbeitnehmers festlegt. Eine Ausnahme davon ist nur zulässig, wenn wichtige Gründe es dem Arbeitgeber unmöglich machen, den Urlaub entsprechend dem Antrag des Arbeitnehmers zu genehmigen. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die gegebenenfalls vorliegenden wichtigen Gründe innerhalb von zwei Wochen nach dessen schriftlichem Urlaubsantrag ebenfalls schriftlich mitteilen. Geschieht dies nicht, gilt der Urlaub gemäß den Wünschen des Arbeitnehmers als genehmigt.

In einem anwendbaren Tarifvertrag oder in einem schriftlichen Arbeitsvertrag kann eine andere Art der Festlegung des Urlaubs vereinbart werden.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer jedes Jahr die Möglichkeit einzuräumen, um zumindest die ihm gesetzlich zustehenden Urlaubstage zu nehmen.

Der gesetzliche Urlaub, den der Arbeitnehmer in einem Kalenderjahr erworben, aber nicht genommen hat, verfällt nicht sofort nach Ablauf dieses Kalenderjahres. Vielmehr haben diese gesetzlichen Urlaubstage eine Verfallfrist von sechs Monaten. Damit verfallen diese Tage ab dem 1. Juli des folgenden Kalenderjahres, wenn sie bis dahin nicht genommen worden sind. In einem anwendbaren Tarifvertrag oder einem schriftlichen Arbeitsvertrag kann eine längere Verfallfrist vereinbart worden sein.

Der Urlaub verfällt jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer während dieses Zeitraums keinen Urlaub nehmen konnte (etwa weil er arbeitsunfähig war und sich nicht wieder eingliedern konnte oder weil er viele Überstunden machen musste). Für diese gesetzlichen Urlaubstage gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren.

Übergesetzliche Urlaubstage haben in jedem Fall eine Gültigkeitsdauer von fünf Jahren. Nach Ablauf dieser Verjährungsfrist verfallen die erworbenen Urlaubstage.

Es wird großer Wert darauf gelegt, dass der Urlaub auch tatsächlich genommen wird. Deshalb darf der Arbeitnehmer den gesetzlichen Urlaub nicht abkaufen. Urlaub hat eine sogenannte Erholungsfunktion: Der Arbeitnehmer kann sich zurückziehen und entspannen. Aus diesem Grund hat der Arbeitgeber eine wichtige Informationspflicht. Diese sieht vor, dass Sie Ihre Arbeitnehmer schriftlich, nachdrücklich, rechtzeitig und nachweislich über den individuellen Urlaubssaldo informieren müssen. Sie müssen außerdem mitteilen, innerhalb welcher Frist der Urlaub genommen werden muss und welche Folgen es hat, wenn dieser nicht innerhalb der gesetzten Frist in Anspruch genommen wird. Ferner müssen Sie als Arbeitgeber konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, den Urlaub auch tatsächlich zu nehmen.

Tun Sie dies als Arbeitgeber nicht oder nicht häufig genug, kann daraus geschlossen werden, dass der Urlaub innerhalb der genannten Fristen doch nicht verfallen ist. Der Arbeitnehmer hat dann weiterhin Anspruch auf die gesetzlichen Urlaubstage, die er nach Ablauf der Verfallfrist noch nicht genommen hat. Dies hat zur Folge, dass für diese Urlaubstage ebenfalls die fünfjährige Verjährungsfrist nach dem Jahr des Entstehens Anwendung findet wie im Falle der übergesetzlichen Urlaubstage.

Außerdem obliegt es dem Arbeitgeber, den korrekten Urlaubssaldo der Arbeitnehmer nachzuweisen. Unrichtige Urlaubsaufzeichnungen unterliegen grundsätzlich dem Arbeitgeberrisiko. Behauptet ein Arbeitnehmer, der vom Arbeitgeber angegebene Urlaubssaldo sei falsch, ist der Arbeitgeber verpflichtet, zu begründen, wie der Urlaubssaldo (das heißt seine Berechnung) zustande gekommen ist.

Bestehen bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch Resturlaubsansprüche, müssen Sie diese an den Arbeitnehmer auszahlen.

Wenn das Ende des Arbeitsvertrags näher rückt, dürfen Sie grundsätzlich nicht einseitig festlegen, dass der Arbeitnehmer Urlaub nehmen muss. Sie können dies jedoch mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, wenn er oder sie dem zustimmen möchte

Zusätzlich zu den bezahlten Urlaubstagen hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf ein jährliches Urlaubsentgelt, auch als Urlaubsgeld bezeichnet. Laut Gesetz sind dies 8% des Bruttogehalts, das der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr verdient hat. Das Urlaubsjahr dauert kraft Gesetz jeweils vom 1. Juni bis zum 31. Mai. Die Auszahlung des Urlaubsgelds muss spätestens im Juni nach Ende des Urlaubsjahres erfolgen, in der Praxis geschieht dies jedoch häufig zusammen mit dem Mai-Gehalt. In einem anwendbaren Tarifvertrag oder einem schriftlichen Arbeitsvertrag können abweichende Regelungen getroffen werden.